Вы находитесь здесь: Поддержка Инструкции

Авансовые отчеты

Печать

В программном комплексе Товародвижение существует возможность отражать авансовые отчеты, предоставляемые подотчетными лицами. Регистрируя в программе авансовые отчеты, Вы заполняете не только бланк отчета, но и также имеете возможность отслеживать сальдо по сотрудникам и, если деньги выдавались сотруднику для оплаты товара поставщику - сальдо по поставщикам.

Регистрация авансовых отчетов в программе происходит следующим образом.
Выберите пункт главного меню Бухгалтерия / сотрудники / авансовые отчеты. В открывшемся диалоге Список авансовых отчетов (рис.1) нажмите правую клавишу «мыши» и выберите строку Создать контекстного меню.

10Рис.1

Перед Вами откроется диалог Авансовый отчет (рис. 2). В данном диалоге Вам необходимо будет заполнить ряд полей.

Рассмотрим каждое из них:

  • № - поле номер документа – здесь по умолчанию предлагается текущий номер отчета, однако при желании можно указать свой. Для этого при помощи клавиши 11 выберите строку Указать и в открывшемся диалоге введите номер счета. После указания номера нажмите Ввод;
  • Дата документа – дата документа при помощи клавиши 11 выбирается из встроенного календаря;
  • Реквизиты – если у Вашей фирмы заведено несколько реквизитов, то Вам необходимо указать те реквизиты, которые будут отражены в авансовом отчете в графе Наименование организации;

12Рис.2

Сотрудник – для выбора сотрудника (подотчетного лица) воспользуйтесь клавишей 13 . После нажатия клавиши перед Вами откроется диалог Персонал, в котором нужно дважды щелкнуть «мышкой» по нужному Вам сотруднику. Если нужный Вам сотрудник еще не зарегистрирован в программе, то его можно тут же внести в список, нажав клавишу Новый в диалоге Персонал. Следует отметить, что если сотрудник не зарегистрирован в программном комплексе, то создание для такого сотрудника авансового отчета невозможно (список сотрудников в программном комплексе формируется либо из модуля Зарплата, либо в диалоге, открываемом при помощи пункта главного меню Товародвижения Фирма / настройки фирмы / сотрудники);

14 Рис.3

  • Поля Таб. Номер и Должность заполняются автоматически после выбора сотрудника;
  • Назначение аванса – в данном поле Вы обобщенно указываете цель на которую были израсходованы денежные средства по данному отчету;
  • Валюта – в этом поле при помощи клавиши 11 можно выбрать валюту отчета. Это пригодится в том случае, если подотчетному лицу выдавалась (или будет выдана) иностранная валюта и отчетные документы также представлены в иностранной валюте. При этом после смены валюты реквизиты автоматически заменятся на валютные;
  • Курс – указывается курс иностранной валюты, по которому израсходованные по данному отчету денежные средства будут приняты к учету;
  • Выдано – если сотруднику денежные средства выдавались заранее, то здесь надо указать выданную сумму. Сумма указывается при помощи клавиши 13 из диалога Список РКО на сотрудника (рис. 3), в котором Вы получаете возможность выбрать конкретный кассовый ордер, по которому выдавались денежные средства.

Примечание: В основании расходного кассового ордера указывается «Сотрудники: прочие», ставится галочка «под отчет» (рис.3). Если поставить основание- «Сотрудники: авансовые платежи», появится список уже созданных авансовых отчетов на сотрудника. С этим основанием нужно выписывать расходно-кассовый ордер для возмещения сотруднику израсходованных средств (перерасхода) по уже созданным авансовым отчетам.

r_469Рис.4

Для выбора расходного ордера в диалоге на рисунке 3 воспользуйтесь полем Период. Перед Вами откроются расходные кассовые ордера, в основании которых указан данный сотрудник и которые еще не связаны в сальдо по сотруднику. Далее пометьте «галочкой» один или несколько ордеров (для метки достаточно один раз щелкнуть «мышкой» по ордеру) и нажмите Ввод. В поле Выдано пропишется сумма из выбранных расходных кассовых ордеров. Если денежные средства сотруднику заранее не выдавались, то это поле нужно оставить пустым;

r_470Рис.5

  • Остаток / перерасход с предыдущих авансов – заполняется автоматически на основании предыдущих авансовых отчетов и кассовых ордеров, созданных по данному сотруднику, это поле также можно заполнить и вручную. Если нажать на клавишу 13 в конце поля, то можно просмотреть и проанализировать баланс по выбранному сотруднику.
  • Таблица – в табличной части данного диалога мы отражаем подробно каждую статью затрат на основании предоставленных подотчетным лицом первичных документов (товарных и кассовых чеков). Для заполнения строк используются клавиши Добавить , Удалить и Изменить , находящиеся в нижней части диалога. Рассмотрим это подробнее. Для того чтобы заполнить строку таблицы надо выполнить следующие действия:
  • Нажмите клавишу Добавить;
  • В открывшемся диалоге Редактирование позиции авансового отчета (рис.4) заполните поля: Сумма – отражается израсходованная сумма денежных средств; Основание – пишется наименование товаров (работ, услуг) на которые были потрачены вышеуказанные средства; Номер документа – указывается номер первичного документа, который подтверждает данный расход; Дата документа – дата первичного документа, заполняется при помощи встроенного календаря; Шифр аналитического учета – данное поле в бланке авансового отчета отсутствует, поэтому заполнять его не обязательно, оно заполняется только в том случае, если в Вашей организации затраты ведутся по шифрам учета; Корреспондирующий счет – поле обязательное для заполнения, т.к. существует соответствующая графа в бланке авансового отчета (выбор счета происходит при помощи клавиши 11 ); Шифр целевого назначения - данное поле в бланке авансового отчета отсутствует, поэтому заполнять его не обязательно, оно заполняется только в том случае, если в Вашей организации затраты ведутся по шифрам целевого назначения. Список шифров учета и корреспондирующих счетов можно занести в программу из пункта главного меню Фирма / настройки фирмы / шифр учета.
  • Если выданные под отчет деньги были потрачены на оплату товаров , поступивших от поставщика, то в поле Поставщик Вам необходимо нажать клавишу 13 и выбрать данного поставщика из предлагаемого списка. При этом после сохранения данного авансового отчета указанные денежные средства будут отражены в сальдо по поставщику (меню Документы / поступления / поставщики и их документы / сальдо).

15Рис.6

  • После заполнения всех полей нажмите Ввод и строка авансового отчета будет заполнена.
  • Для редактирования и удаления сделанных записей воспользуйтесь клавишами Изменить и Удалить.
  • После заполнения таблицы поля Потрачено и Перерасход заполнятся автоматически;
  • Когда все поля авансового отчета заполнены, то Вы можете сразу его распечатать, нажав клавишу Печать данного диалога (рис.3).
  • Для сохранения авансового отчета нажмите Ввод.

После нажатия Ввод Вы попадаете в первоначальное окно со списком авансовых отчетов (рис.1). В данном окне существует возможность выполнить следующие действия (все действия выполняются нажатием правой клавишей «мыши» на рассматриваемом авансовом отчете и выбором соответствующей строки контекстного меню):

  • Создать – создание нового авансового отчета – процесс создания был описан выше;
  • Изменить – функция позволяет отредактировать уже созданный отчет. После внесения в отчет изменений для их сохранения необходимо нажать Ввод в диалоге Авансовый отчет (рис.2). Если по каким–либо причинам Вы не хотите сохранять сделанные изменения, то нажмите клавишу Отмена;
  • Удалить – удаление авансового отчета без возможности его восстановления. Следует помнить, что связанный с расходным ордером авансовый отчет удалить нельзя;
  • В общий буфер – сброс информации со списком отчетов в буфер обмена, из которого в дальнейшем можно получить информацию при помощи других программ (например, Excel);
  • Предварительный просмотр – при помощи данной функции Вы получаете возможность просмотреть заполненный бланк авансового отчета перед печатью;
  • Печать – печать авансового отчета (аналогично печати из диалога на рисунке 2 в момент создания отчета);
  • Помощь – просмотр справки по всем указанным выше действиям.

В окне со списком авансовых отчетов (рис. 1) Вы также получаете возможность поиска и просмотра отчетов по разным признакам. Для этого в программе используются следующие фильтры:

  • Просмотр – в данном поле при помощи клавиши 11 можно установить следующие параметры поиска отчетов: за текущий день, за интервал, за месяц, по номеру, все;
  • Отделы – данный фильтр позволяет показать отчеты по сотрудникам, работающим в каком-либо конкретном отделе вашей организации;
  • Статус – фильтр позволяет просмотреть «связанные» и «несвязанные» отчеты. Под «связкой» подразумевается закрытие авансового отчета конкретной суммой денежных средств из расходного кассового ордера. Связка осуществляется в пункте главного меню Бухгалтерия / сотрудники / сотрудники / сальдо и служит для удобства ведения взаиморасчетов с сотрудниками;

Следует отметить, что фильтры действуют одновременно и не исключают друг друга. Например, если Вы выбрали интервал просмотра за месяц и поставили отдел Администрация, то на экране отразятся авансовые отчеты за указанный месяц только по сотрудникам отдела Администрации.