Вы находитесь здесь: Поддержка Инструкции

Инструкция по формированию книги покупок

Печать

Формирование книги покупок в программном модуле Товародвижение состоит из 2-х этапов: формирования журнала регистраций полученных счетов-фактур и формирования непосредственно книги покупок. Рассмотрим каждый из них.

Формирование журнала регистраций полученных счетов-фактур

Формирование журнала регистраций полученных счетов фактур происходит на основании оприходованных товарных накладных, счетов на услугу от поставщика и накладных на возврат товаров поставщику. Для формирования журнала регистраций:

  • выберите пункт меню Документы/журнал регистраций счетов-фактур/покупок;
  • в открывшемся окне Журнал регистрации покупок нажмите правую клавишу и в открывшемся контекстном меню выберите строку Создать. Перед вами откроется диалог Счета/накладные на создание счета-фактуры (рис. 1). В данном диалоге Вы увидите список первичных документов (накладные на поступление от поставщика, накладные на возврат поставщику, счет на услугу от поставщика) по которым необходимо зарегистрировать (для накладных на возврат - создать) счета фактуры;

image002

Рис.1

  • используя фильтры в полях Показать (при помощи клавиши  устанавливается интервал просмотра документов), Агенты (показывает документы только определенного типа поставщиков), Документы (показывает отдельные списки по каждому виду документов), Валюта (показывает отдельные списки по каждому виду валюты), находим нужный нам список документов;
  • далее «мышкой» выбираем документ, который хотим зарегистрировать (при помощи клавиш Ctrlи Shift можно выбрать несколько строк одновременно) и нажимаем Ввод;
  • перед Вами откроется диалог Счет-фактура (покупки) (рис. 2), в котором Вам необходимо будет проставить номер и дату регистрируемой счет-фактуры. Однако, если в момент оприходования товара (в меню Документы/поступления/поставщики и их документы) оператором были проставлены номер и дата входящей счет-фактуры, то эти поля уже будут заполнены. После внесения необходимых изменений нажмите Ввод. Счет-фактура будет зарегистрирована, аналогичный диалог будет открываться для всех выбранных в предыдущем пункте документов;

image006Рис.2

  • если в диалоге Счета/накладные на создание счета-фактуры (рис. 1) в списке документов присутствуют документы, по которым Вам не надо будет регистрировать счет-фактуру, то Вы имеете возможность исключить такие документы из общего списка. Для этого: выберите «мышкой» документы, которые хотите исключить, нажмите правую клавишу «мыши» и в открывшемся контекстном меню выберите строку Не создавать счет-фактуру. Такие документы будут иметь статус «отмененные». Если Вы хотите вернуть счет – фактуру к прежнему статусу, то в диалоге на рисунке 1 в поле Фильтрация документов при помощи клавиши выберите «отмененные», откроется список «отмененных» документов, укажите «мышкой» документы, которые хотите вернуть к общему статусу и выберите строку контекстного меню Создавать счет-фактуру;
  • после того как все необходимые счета-фактуры зарегистрированы, Вам остается сформировать журнал регистраций, для этого в окне, открывающемся при выборе пункта меню Документы / журнал регистраций счетов-фактур/покупок, в поле Просмотр установите интересующий Вас интервал просмотра, и журнал будет сформирован. При этом, счета-фактуры на возврат товара поставщику в журнал регистраций будут ложиться со знаком «минус».;
  • для печати нажмите правую клавишу «мыши» и в открывшемся контекстном меню выберите строку Печать;
  • для изменения или удаления записи в журнале регистраций используйте строки контекстного меню Удалить, Изменить. При этом, если удаляемый или изменяемый счет-фактура уже зарегистрирован в книге покупок, то редактирование и удаление будет невозможным, о чем будет выдано сообщение.

Формирование книги покупок

После того как журнал регистраций сформирован можно приступать к формированию книги покупок. Для этого выберите пункт меню Бухгалтерия/Книга/счета-фактуры/книга покупок. Для регистрации счет-фактуры в книге покупок нажмите правую клавишу «мыши» и выберите строку Создать.

Создать запись можно тремя способами:

  • из книги регистраций;
  • автоматически;
  • вручную

Рассмотрим более подробно каждый из вариантов. Отметим также, что при формировании книги покупок можно использовать все 3 способа одновременно.

Формирование записей из книги регистраций

Формирование записей из книги регистраций осуществляется на основании сделанных организацией платежей в счет оплаты товаров (работ, услуг) и на основании уже зарегистрированных полученных счетов-фактур. При данном способе бухгалтер сам выбирает, какие зарегистрированные счета-фактуры следует вносить в книгу покупок, основываясь на сведениях об их оплате.

Для формирования книги покупок из журнала регистраций, в окне, открывающемся из пункта меню Бухгалтерия/Книга/счета-фактуры/книга покупок, нажмите правую клавишу «мыши» и выберите в открывшемся контекстном меню строку Создать / из книги регистраций.

Перед Вами откроется диалог «Счета – фактуры (книга регистраций покупок)» (рис. 3).

image009Рис.3

В верхней части данного диалога Вы видите Расходы денег, сделанные организацией (как наличные, так и безналичные в зависимости от фильтра, установленного в поле данного диалога Вид платежа). В нижней части отображаются Зарегистрированные счета фактуры.

Работать в данном диалоге нужно в следующей последовательности:

  • в поле Расходы денег отражаются все денежные средства израсходованные организацией как с расчетного счета так и через кассу организации, некоторые из них не всегда связаны с оплатой товаров (работ, услуг), например, выдача заработной платы, уплата налогов и т.п.. Поэтому первым этапом (для дальнейшего удобства) необходимо исключить из отображаемого списка такие «лишние платежи», суммы которых не должны попадать в книгу покупок. Для этого выберите «мышкой» нужный платеж (при помощи клавиш Ctrlи Shift можно выбрать несколько строк одновременно), далее нажмите правую клавишу «мыши» и в открывшемся контекстном меню выберите строку Не создавать. После указанных действий такие платежи не будут отображаться в списке. Если вы ошиблись и исключили «нужный» платеж, то в поле Фильтровать документы выберите показать Отмененные, щелкните «мышкой» в ошибочно отмененный платеж, далее нажмите правую клавишу «мыши» и в открывшемся контекстном меню выберите строку Создавать сч. – фактуру. Платеж вернется в общий список;
  • далее приступаем непосредственно к формированию книги покупок. Выберите «мышкой» один из платежей. После этого нижней части диалога Зарегистрированные счета фактуры появится список оприходованных и зарегистрированных счетов – фактур от данного поставщика. В указанном списке Вам необходимо указать «мышкой» одну или несколько счетов – фактур, оплаченных данным платежом и нажать Ввод. При этом в книге покупок сформируются записи для каждой выбранной счет-фактуры. Для регистрации в книге покупок следующей записи выбираем следующий платеж и т.д.
  • отдельно скажем о том, что отображается на экране при использовании поля Фильтровать документы. Если установить фильтр «Без счетов-фактур», то в верхней части диалога Расходы денег будут отображаться те платежи, которые не связаны с какой-либо приходной накладной (счет-фактурой). При выборе «Со счетами-фактурами» - показываются только те платежи, которые уже имеют связку с товарной накладной или счетом на услугу. Как уже говорилось, при выборе «Отмененных» Вы можете просмотреть те платежи, которые ранее были исключены из рассмотрения. Если выбрать «Все», то соответственно отображаются все платежи за определенный интервал, который устанавливается при помощи фильтра «Просмотр» в нижней части данного диалога. Следует отметить, что при формировании книги покупок действуют следующие правила:
  • если на момент регистрации платеж уже связан (есть связка в меню Документы/поступления/поставщики и их документы/сальдо) с какой-либо счет-фактурой от данного поставщика, то при выборе платежа, в нижней части диалога Зарегистрированные счета фактуры появится список только тех счетов-фактур, с которыми он связан, что значительно облегчает работу.
  • если на момент регистрации платеж уже связан с какой-либо счет-фактурой от данного поставщика, однако, такая счет-фактура не зарегистрирована в журнале регистраций полученных счетов-фактур, то программа здесь же предложит зарегистрировать такую счет-фактуру в журнале регистраций. Будет выдано следующее сообщение:

image011

В этом случае Вам следует согласиться с программой и зарегистрировать счет-фактуру.

  • если счет-фактура оплачен частично (сумма платежа меньше суммы счет-фактуры), то в книгу покупок ляжет сумма равная сумме оплаты товара. При этом счет-фактура останется в первоначальном списке с определенным остатком, который аналогично можно будет закрыть следующим платежом. Все частично закрытые (частично проведенные в книге покупок) счета – фактуры будут помечены значком image013, и в графе остаток будет стоять сумма неоплаченного остатка по данной счет – фактуре.
  • если, наоборот, сумма оплаты больше суммы зарегистрированной счет-фактуры, то в книгу покупок ложится меньшая сумма (сумма счет-фактуры), а платеж остается в списке платежей с остатком, который можно будет закрыть следующей счет-фактурой. При этом платеж, имеющий остаток также будет помечен значком image015.
  • если в книге покупок Вам необходимо отразить возврат товара поставщику, то для этого в программе предусмотрена следующая возможность. Как правило, если организация возвращает товар поставщику по какой-либо накладной, то при оплате данной накладной (или соответствующей ей счет-фактуре) бухгалтер уменьшает сумму платежа на сумму возврата. В этом случае, в момент выбора платежа (в нашем примере на сумму 80 руб.) в поле Расходы денег из диалога на рисунке 3, в нижней части диалога Зарегистрированные счета фактуры появляется 2 или более строк: на сумму зарегистрированной в журнале регистраций первоначальной товарной счет-фактуры (в примере на 100 руб.) и на сумму возврата со знаком «минус» (в примере на 20 руб.) (рис. 4). Далее при помощи клавиш Ctrlи Shift выбираем первоначальную счет-фактуру и счет-фактуру на возврат и нажимаем Ввод. В книге покупок создастся 2 записи на первоначальную стоимость счет-фактуры со знаком «плюс» и на сумму возврата со знаком «минус». Если предлагаемый нами вариант Вас не устраивает по каким-либо причинам, то советуем регистрировать возвраты при помощи ручного ввода.

image017Рис.4

  • после того, как Вы зарегистрировали все необходимые платежи и счета-фактуры нажмите клавишу Отмена и Вы попадете в саму книгу покупок окно Счета-фактуры (книга покупок);
  • для просмотра книги покупок за определенный период, в окне Счета-фактуры (книга покупок) при помощи клавиши 11 в поле Просмотр выберите необходимый Вам интервал просмотра.

Автоматическое формирование книги покупок

Автоматическое формирование записей в книге покупок возможно лишь для тех счетов-фактур, для которых выполняются следующие условия:

  • товар по данной счет-фактуре должен быть оприходован на склад;
  • сама счет-фактура должна быть зарегистрирована в журнале регистраций полученных счетов-фактур;
  • данная счет-фактура должна быть полностью или частично оплачена и по факту оплаты должна быть сделана связка (меню Документы/поступления/поставщики и их документы/сальдо или автоматическая в момент оплаты товара).

Если указанные условия не соблюдены, то автоматического формирования записи не произойдет, т.к. у программы не будет для этого достаточно данных.

Для автоматического заполнения, в окне, открывающемся из пункта меню Бухгалтерия/Книга/счета-фактуры/книга покупок, нажмите правую клавишу «мыши» и выберите в открывшемся контекстном меню строку Создать / автоматически.

После выполнения данных действий Вам необходимо лишь сверить корректность созданных записей с первичными документами. Для того чтобы увидеть на экране сформированные записи при помощи клавиши 11 в поле Просмотр выберите необходимый Вам интервал просмотра.

Ручной ввод записей в книгу покупок

Ручной ввод записей используется в тех случаях, когда по каким – либо причинам счет-фактура, которую необходимо внести в книгу продаж не попала в журнал регистраций полученных счетов-фактур, и следовательно, невозможно воспользоваться предыдущими двумя способами. Ручной ввод также можно использовать для отражения в книге покупок счетов-фактур, выписанных и зарегистрированных продавцами в книге продаж при получении авансов в счет предстоящих поставок. В момент отгрузки товаров такие авансовые счет-фактуры должны отражаться в книге покупок.

Для ручного ввода, в окне ,открывающемся из пункта меню Бухгалтерия/Книга/счета-фактуры/книга покупок, нажмите правую клавишу «мыши» и выберите в открывшемся контекстном меню строку Создать/ручной ввод. Перед Вами откроется диалоговое окно «Новая запись в книгу покупок» (рис. 5)

image021Рис.5

В данном диалоге Вам необходимо заполнить следующие поля:

  • Номер, Дата - указываются номер и дата полученной счет-фактуры (дату можно выбрать из встроенного календаря);
  • Продавец (имеется ввиду поставщик, или покупатель товара) – данное поле можно заполнить вручную, а можно выбрать из ранее введенного Вами списка поставщиков и покупателей (список вводится в меню Фирма/настройки фирмы/контрагенты). Для выбора продавца из списка нажмите клавишу  в конце поля, и перед Вами откроется список поставщиков, из которого двойным нажатием «мышки» необходимо выбрать нужного;
  • ИНН – если Вы выбирали продавца из списка, то данное поле заполнится автоматически, в противном случае его необходимо указать вручную;
  • Дата оприходования – указывается дата оприходования (принятия к учету) товара (услуги) по данной счет-фактуре;
  • Дата оплаты – указывается дата оплаты товара (услуги) по данной счет-фактуре;
  • Всего продаж, включая налоги – в данном поле указывается полная сумма с НДС, которую необходимо внести в книгу покупок. Следует отметить, что программа позволяет вносить минусовые суммы, необходимые для отображения возвратов или исправления каких-либо ошибок. При этом, если у Вас напротив данного поля стоит «галочка» «авто расчет», то при его заполнении автоматически будут заполнены поля «Стоимость продаж без НДС» и «Сумма НДС» для ставки НДС 20%.
  • Продажи, освобождаемые от налога – поле заполняется в том случае, если у в данной счет-фактуре присутствуют товары (услуги) освобождаемые от налога;
  • НДС по ставкам – в данных полях указывается «Стоимость продаж без НДС» и «Сумма» для каждой налоговой ставки (НДС 20%, 10%, 0%). При этом, если у Вас стоит «галочка» «авто расчет», то автоматически будут заполнены поля «Стоимость продаж без НДС» и «Сумма НДС» для ставки НДС 20%. Если «галочки» «авто расчет» не стоит или в счет-фактуре присутствуют товары (услуги), облагаемые по разным ставкам, то эти поля следует заполнить вручную;
  • Реквизиты – в данном поле Вы можете выбрать одни из Ваших собственных реквизитов. Для выбора реквизитов воспользуйтесь клавишей ;
  • Страна, ГТД – в данном поле через запятую указывается страна происхождения приобретаемого товара (услуги) и, при необходимости, номер грузовой таможенной декларации.

После заполнения перечисленных выше полей нажмите клавишу Ввод и запись в книге покупок будет создана.

Просмотр, редактирование, печать книги покупок

После того, как Вы тем или иным способом зарегистрировали все необходимые платежи и счета-фактуры уже можно непосредственно сформировать книгу покупок.

Для формирования (просмотра) книги покупок за определенный период, в окне Счета-фактуры (книга покупок) при помощи клавиши в  поле Просмотр выберите необходимый Вам интервал просмотра, и на экране отобразится книга покупок за выбранный интервал. При этом следует помнить, что записи в книгу покупок ложатся по дате наиболее поздней из следующих дат: даты оплаты счет-фактуры, даты оприходования товара (работы, услуги) по данной счет-фактуре, даты самой счет-фактуры, как первичного документа.

Если сформированная книга покупок Вас каким-то образом не устраивает, то здесь же Вы можете внеси необходимые исправления. Для этого щелкните «мышкой» в ту запись, которая требует корректировки, щелкните правой клавишей «мыши» и в открывшемся контекстном меню выберите строку Изменить. Перед Вами откроется диалог, аналогичный диалогу для ручного ввода (рис.5), в котором Вы можете скорректировать любое поле. После редактирования нажмите Ввод и запись в книге покупок будет исправлена.

Для удаления записи из книги покупок надо действовать аналогично: выберите «мышкой» ту запись, которую надо удалить, щелкните правой клавишей «мыши» и в открывшемся контекстном меню выберите строку Удалить.

Для печати или предварительного просмотра готовой книги покупок щелкните правой клавишей «мыши» в любом месте окна Счета-фактуры (книга покупок) и в открывшемся контекстном меню выберите строки Печать или Предварительный просмотр соответственно.