Вы находитесь здесь: Поддержка Инструкции

Шифры учета-взаимосвязь с программным модулем "Бухгалтерия 5.84" и финансовый учет

Печать

В программном модуле «Бухгалтерия 5.84» составление первичных документов невозможно. Все они создаются в модуле «Товародвижение», а в «Бухгалтерии 5.84» на основании документов формируются проводки. Однако в печатных формах первичных документов, являющихся унифицированными, одними из реквизитов являются корреспондирующий счет, субсчет, код аналитического учета, данные о которых формируются в другом модуле и уже после создания документа.

Для реализации этого требования и введена настройка шифров учета.

Шифр учета «корреспондирующие счета», означают, какой номер бухгалтерского счета используется для создания проводки на основании этого документа в модуле «Бухгалтерия 5.84». Для финансового планирования в Товародвижении не используются.

Примечание: Привязка корреспондирующего счета, субсчета к документу не означает, что в программе "Бухгалтерия" автоматически создастся проводка с использованием этого счета. Номер корреспондирующего счета будет использоваться только для распечатки в документе (так как в некоторых унифицированных формах это необходимое поле).

Шифр целевого назначения позволяет формировать отчеты, отражающие распределение средств организации по статьям расходов и доходов. Настраиваются индивидуально, при этом нужно определить, к поступлению или к расходу денежных средств они относятся, в какой валюте будут выплачиваться, наличным или безналичным платежом.

Примерный список таков: выручка; заработная плата; налоги; арендная плата; выданные займы; расчеты с учредителями и пр.

Шифр аналитического учета - предназначен для разделения доходов и расходов по структурным подразделениям организации. Фактически это структурные подразделения предприятия, также могут соответствовать используемым реквизитам.

Шифры могут быть "привязаны" к любому платежному документу и авансовым отчетам, причем может быть создана автоматическая привязка к определенному типу документа (см. настройку шифров по умолчанию).

1. Настройка шифров учета.

Подменю Фирма - Настройки фирмы - Шифр учета - Шифр учета

В данном подменю осуществляется работа (составляется перечень) с шифрами бухгалтерского и аналитического учета, используемыми в Вашей организации.

Работа в диалоге происходит следующим образом:

В поле Принадлежность необходимо выбрать одну из категорий шифров, в которую бы Вы хотели сформировать:

130 Рис.1

  • корреспондирующие счета
  • шифры целевого назначения
  • шифры аналитического учета

после выбора категории перед Вами появляются описания ранее введенных шифров и возможность ввода нового шифра.

Если вы хотите добавить шифр - нажмите кнопку Новый (см. Рисунок 1), - откроется окно "Новый шифр" (см. Рисунок 2). В данном диалоговом окне вводятся описание и код шифра:

Для корреспондирующего счета, субсчета вводятся код и субкод шифра.

Для шифра аналитического учета и шифра целевого назначения субкод не вводится, а код вводится как служебная информация и нигде показываться не будет.

Контроль означает, как будет осуществляться планирование движения денежных средств- в зависимости от того, поставите ли вы галочку в «по расходу» или «по приходу» или в обоих полях. От этого зависит, как в отчете Финансовый/Структура доходов и затрат/Форма1/Планирование можно будет задать сумму по выбранному шифру целевого назначения – в планируемых доходах, расходах или в тех и других одновременно.

r_510 Рис.2

Если используемый шифр учета устарел, вы можете скрыть его из изображения. Для этого вам необходимо отметить "галочкой" поле Не предлагать для использования (см. Рисунок 2). В этом случае устаревший шифр не будет использоваться.

Примечание: Эта функция действительна только для шифров целевого назначения.

Для редактирования и удаления существующих шифров установите курсор на нужном шифре и используйте кнопки Изменить или Удалить (см. Рисунок 1).

Примечание: В корреспондирующем счете нельзя изменить номер счета, можно только название.

При попытке удалить уже использованный в каком-либо документе шифр, программа предложит переназначить его на другой:

r_511 Рис.3

Примечание: Если вы хотите в существующем корреспондирующем шифре заменить код (или субкод), то есть номер бухгалтерского счета, вам нужно будет сначала создать новый шифр с другим названием и необходимым номером счета (субсчета), затем удалить старый шифр, переназначив его на новый. Теперь в новом шифре можно изменить описание (название).

Если же вам безразлично, что в ранее сделанных документах останется старый шифр, то вы можете создать новый (обязательно с другим названием, иначе программе не позволит его сохранить), и с нужным вам кодом (счетом), а старый корреспондирующий шифр больше не выбирать при создании документов.

2. Настройка шифров по умолчанию

Существует возможность сохранять определенные настройки шифров аналитического учета и шифров целевого назначения в зависимости от типа документа, поставщиков, покупателей, сотрудников, корреспондирующего счета и субсчета.

Это можно осуществить в диалоговом окне "Список настроек шифров по умолчанию" (Фирма / Настройки фирмы / Шифр учета / Настройка шифров по умолчанию):

109Рис.4

В данном окне можно добавить новую настройку. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на любом поле и выберите в контекстном меню команду Добавить, - откроется окно "Настройки шифров по умолчанию" (см. Рисунок 4).

В этом окне нужно указать, для какого типа документов будет использоваться настройка (поле Тип документа), для какого основания она действительна (поле По чему создается документ: платежи по поставщикам, покупателям и пр.), также можно указать конкретного поставщика, покупателя или сотрудника (при выдаче денег под отчет - поле Поставщик/ Покупатель/ Сотрудник), затем выбрать корреспондирующий счет (из выпадающего списка в поле Корреспондирующий счет, субсчет), шифр аналитического учета (поле Шифр аналитического учета) и целевого назначения (поле Шифр целевого назначения), которые должны указываться в этом платеже, и нажать кнопку Ввод, - настройка будет сохранена.

Теперь эта настройка может использоваться при формировании платежей. Когда создается новый ордер от поставщика или покупателя, для которого были сохранены настройки шифров по умолчанию, все шифры появляются автоматически в соответствии с настройкой по умолчанию, после нажатия кнопки  и выбора значения Загрузить шифры по умолчанию: r_513

r_483Рис.5

Также при формировании приходного или расходного ордера, после того как было указано основание платежа, корреспондирующий счет, выбраны шифры целевого назначения и шифры аналитического учета, можно нажать кнопку  и выбрать значение Сохранить шифры по умолчанию, - в этом случае все настройки будут сохранены в списке настроек шифров по умолчанию и могут использоваться при дальнейшей работе.

3. Финансовый учет

Программа «Товародвижение 5.84» позволяет вести финансовый учет. Финансовый учет в Товародвижении подразумевает следующее:

  1. вводятся списки шифров учета
  2. затем при проведении любых финансовых операций в модуле Товародвижение в финансовых документах выбирается, к какому шифру учета он относится,
  3. в зависимости от распределения финансов по шифрам учета строятся различные отчеты, показывающие приход и расход денежных средств,
  4. помимо отчетов возможно финансовое планирование по шифрам учета, в конце каждого отчетного периода сравниваются запланированные доходы и расходы и реальные.

После настройки всех шифров нужно при создании любого финансового документа указывать, к каким шифрам этот документ относится. В любом приходном или расходном ордере или платежном поручении есть выбор шифров учета.

Для анализа деятельности существует большой раздел отчетов: Отчеты/ Финансовые/ Структура доходов и затрат (7 отчетов), которые позволяют просмотреть данные за определенный период, по любому шифру аналитического учета или совместно, в отчетах Структура доходов и затрат можно просмотреть все финансовые документы объединенные тем или иным шифром.

Также пользователь может самостоятельно настроить пользовательский отчет. Для этого в разделе финансовых отчетов нужно выбрать пункт Пользовательские отчеты/ Настройка, добавить новый отчет и указать по каким шифрам аналитического учета и шифрам целевого назначения нужно выбирать данные, а также в какой валюте должен формироваться отчет и какие платежи (наличные или безналичные) должны учитываться. Далее этот отчет появляется в меню и его можно использовать. Пользовательские отчеты позволяют в первую очередь формировать отчет не по всем статьям доходов и расходов, а только по выбранным.

3.1. Финансовое планирование.

При ведении финансового учета можно проводить планирование доходов и расходов. Для настройки планирования нужно выбрать отчет Отчеты/ Финансовые/ Структура доходов и затрат/Форма1/Планирование.

r_514 Рис.6

В поле «просмотр» выберите месяц планирования, «валюта» и «шифр аналитического учета».

Выберите пункт Планирование контекстного меню (рис.7):

r_484 Рис.7

Здесь обязательно должен быть выбран конкретный код аналитического учета, а не «все».

Выделите мышью строку с шифром целевого назначения и нажмите кнопку «Изменить».

Откроется окно «План» (рис.8):

r_515Рис.8

Укажите планируемую сумму дохода или расхода на выбранный месяц, активно будет соответствующее окно, указанное в настройке шифра в поле «контроль». Нажмите «Ввод».

С помощью кнопки «Печать» можно распечатать финансовый план.

Выйдите из окна «Планирование приходов/расходов» (рис.7)

Когда запланированный месяц закончится, то в отчете «Планирование» (рис.6) можно увидеть запланированные и реальные доходы и расходы по предприятию. В случае выполнения плана в колонке состояния будет стоять «ОК», в противном случае- «…».