Вы находитесь здесь: Поддержка Инструкции

Контроль приказов и базовых окладов

Печать

При большом количестве сотрудников и кадровых приказов возможно возникновение ошибок - не соответствуют данные о должности в карточке сотрудника или базовом окладе приказам или штатному расписанию. Для проверки таких ситуаций созданы отчеты- Проверка приказов и Проверка окладов.

Функция их чисто информативная, никаких исправлений в результате их формирования программа не сделает. Данные отчетов бухгалтер или сотрудник кадрового отдела могут использовать для исправления приказов или карточек сотрудников.

Оба отчета в общем проверяют кадровые приказы, но Проверка окладов использует более ограниченный круг приказов, связанных с назначением оклада- приемом и переводом сотрудников. Контроль приказов проверяет те же приказы, плюс наличие у сотрудников приказа на прием, у уволенных- приказа на увольнение, соответствие табеля а также наличие неактивных приказов.

Контроль приказов можно производить после изменения штатного расписания; в период отпусков или массового увольнения/приема на работу; в конце года или с любой периодичностью.

Контроль базовых окладов можно производить ежемесячно, после расчета заработной платы.

Проверка приказов

Расположение:
Сотрудники/Контроль/Проверка приказов.

Установите фильтр сотрудников по статусу. Если вы выберете «Работающие за период», будут проверяться кадровые приказы сотрудников, работающих в том периоде, который Вы установили кнопкой «Период». По фильтру «Работающие»/ «Уволенные» будут проверяться все существующие приказы на всех сотрудников, работающих (уволенных) на настоящее время. По фильтру «Все» (можно также использовать фильтр по фамилии сотрудника, должности, отделу) будут проверяться все приказы за все время. То есть главным здесь будет фильтр по статусу сотрудников, фильтр периода будет действовать только при выставленном статусе «Работающие за период».

Рис.1

В сформированном отчете будут выведены сотрудники, в данных о которых есть ошибки: табельный номер, ФИО, отдел и должность сотрудников. В колонке «Статус» будут указываться следующие ошибки:

1) Несоответствие данным в карточке сотрудника последнему активному приказу:

- несоответствие должности и отдела
- разные условия работы

2) Наличие неактивных приказов

3) Отсутствие даты ввода приказа в действие («принять с..», «уволить с», «перевести с»;

4) Наличие записи об увольнении или приеме в карточке сотрудников без соответствующего приказа; или не совпадают даты этих событий в приказе и карточке;

5) Отметки в табеле об отпуске без соответствующего приказа.

Данные отчетов можно сортировать по колонкам с помощью нажатий на шапку таблицы.

Для удобства использования рекомендуем сортировать данные отчета по фамилиям сотрудников, так как разные ошибки выводятся в отдельных строках. В результате вы увидите все несоответствия приказов по каждому сотруднику.

Проверка окладов

Расположение:
Сотрудники/Контроль/Проверка окладов.

Установите месяц проверки окладов с помощью кнопки «период» на верхней панели. Если вы выберете период более месяца, проверяться будет только первый месяц из указанного интервала. Кроме фильтра по времени можно выбрать отдел или конкретного сотрудника, а также использовать отбор по статусу - «работающие», «работающие за месяц», «уволенные» или «все».

В отчете будут выведены данные по сотрудникам, оклады которых установлены с ошибками:

ФИО, табельный номер, отдел и должность сотрудника, статус- то есть содержание ошибки, базовый оклад и оклад из штатного расписания.

В данном отчете, в отличие от всех остальных экранных форм, должность и отдел будет указана не из карточки сотрудника, а из действующего в проверяемом месяце приказа. Вызвано это тем, что в карточке сотрудника должность и отдел заполняются по последнему из приказов («история» изменений не хранится), а контроль может осуществлять и за прошлые периоды. Соответственно программа может определить, какую должность сотрудник занимал в прошлых месяцах, только по приказам.

В отчете также будет выведен номер и дата приказа, в котором обнаружены расхождения.

 Рис.2

Будут выводиться следующие сведения об ошибках:

1) базовый оклад и оклад из штатного расписания не совпадают

2) должность в карточке сотрудника и приказе разные. Сверяться будет приказ с записями в карточке сотрудника, только если после месяца проверки не было создано приказов, меняющих должность сотрудника. Если после месяца проверки создавались приказы перевода на новую должность, проверка не производится (так как в карточке сотрудника будет указана эта новая должность).

3) в одном из приказов отсутствует дата введения в действие. Этот параметр проверяется, так как от приказа зависит должность и соответственно оклад. Если даты ввода нет, значит, действует предыдущий приказ.

4) приказ отсутствует.