Вы находитесь здесь: Поддержка Инструкции

Списание товаров по чекам

Печать

1. Общие сведения, настройки

При продаже товаров через кассовые аппараты одновременного уменьшения количества товаров на складе не происходит, товары должны быть списаны со склада.

Списание товаров по чекам - это отдельная операция, которая может выполняться в ручном или автоматическом режиме. Списание чеков происходит регулярно, а перед инвентаризацией необходимо, чтобы были списаны товары по всем существующим чекам.

Для удобства отслеживания количества проданных товаров можно сделать настройку, которая позволит товары, проданные через кассу, автоматически заносить в разряд зарезервированных.

Чтобы сделать эту настройку, войдите в диалоговое окно "Список касс" (Фирма / Настройки фирмы / Оборудование / Контрольно-кассовые машины / Конфигурация касс):

r_607Рис.1

Выберите кассу, для которой хотите сделать данную настройку и, вызвав правой кнопкой мыши контекстное меню, выберите в нем команду Изменить, - откроется диалоговое окно "Конфигурация касс":

r_608 Рис.2

В этом окне поставьте "галочку" в поле Резервировать товары за чеками. Теперь у вас все товары, проданные через кассу, будут попадать в разряд зарезервированных.

2. Ручное списание товаров

Удобнее осуществлять списание товара по чекам по каждой кассе.

1. Войдите в диалоговое окно "Операции (списание по чекам)" (Операции / Списание товара по чекам):

r_609 Рис.3

Здесь перечислены чеки (и возвраты), товар по которым еще не списан со склада.

Окно состоит из колонок:

  • Номер - номер чека (возврата);
  • Касса - номер, под которым кассовый аппарат зарегистрирован в системе;
  • Дата - дата ввода чека (возврата);
  • Время - время ввода чека (возврата);
  • Сумма - сумма чека (возврата; сумма возврата отображается со знаком -);

Кассир - идентификатор кассира. Вы можете отсортировать информацию по каждому кассиру (поле Пользователь внизу окна) и/ или по конкретной кассе (поле Касса).

В контекстном меню (см. Рисунок 3) при списании товаров вы можете выбрать различные настройки:

  • Режим списания Использовать равные сканкоды - есть товары имеют одинаковый сканкод, но разные внутренние коды, то при списании товаров сначала спишется первый товар, затем автоматически начнет списываться следующий с таким же сканкодом;
  • Режим списания Добавлять несуществующие - если количества списываемого товара недостаточно на складе, программа производит автоматическую коррекцию базы данных, увеличивая количество товара на складе на недостающую величину; недостающее количество товара будет добавлено в пересортицу;
  • Режим списания Учитывать дату списания - каждый чек спишется по дате списания, независимо от того, в какой день он был пробит;
  • Режим списания Проверять сумму и содержимое - программа хранит информацию о чеке: о сумме всех товаров по чеку и о каждой позиции - и автоматически будет сравнивать эту сумму с той, которая получается при сложении цен всех товаров; в случае обнаружения ошибки на экран будет выведено предупреждение;
  • Подобрать чек для возврата - эта функция нужна при списании возвратных чеков, которые были зарегистрированы в системе раньше, чем чеки на продажу. Программа подберет чеки на продажу, в которых присутствуют товары, попавшие в возвратный чек. При выполнении операции "списание по чекам" товар, возвращенный покупателем, будет оприходован на склад.

2. Для списания товара по чекам отметьте мышью несколько чеков (удобно пользоваться клавишами Ctrl и Shift) или правой клавишей мыши вызовите контекстное меню выберите в нем команду Выбрать все.

Примечание: Сначала списание производится в обычном режиме, т.е. в строке контекстного меню Режим списания Добавлять несуществующие не должно быть галочки.

3. Выберите в контекстном меню команду Списать (если списываете отмеченные чеки) или команду Списать все (если списываете все чеки). Система для каждого из указанных чеков по номеру кассы находит склад, сравнивает количество товара, выписанного в чеке, с количеством товара, находящемся на данном складе. Если товара на складе достаточно, то товар списывается со склада. Если же количества товара на складе недостаточно, то информация о чеке попадает в диалоговое окно "Ошибки списания товара по чекам":

r_610 Рис.4

Такая ситуация возможна, если произошла пересортица или по причине некорректных действий пользователей (в этом случае следует связаться с разработчиками).

Ошибки списания могут возникать по следующим причинам:

  • разные товары имеют одинаковые сканкоды. В этом случае вы можете использовать режим списания Использовать равные сканкоды (см. Рисунок 3);
  • совершена ошибка при ручном вводе товара на кассе;
  • ошибки кассиров при использовании шаблонов сканкодов товаров, код с которых не считывается из-за неудобного расположения. Например, кассир использует одинаковый шаблон для разных видов глазированных сырков, тогда как существуют свои шаблоны для каждого вида;
  • ошибки операторов, которые при оприходовании однотипных товаров из одной партии перепутали их названия;
  • данные о новой партии товара не были вовремя введены в систему. В этом случае следует оформить приход товара (Документы / Поставщики / Поступления и выбор из контекстного меню команды Создать новый документ Товарный);
  • один товар был продан вместо другого. В данном случае можно поступить двумя способами: списать лишний товар и добавить недостающий (диалоговое окно "Текущее состояние склада": Операции / Склад / Текущее состояние склада) или оформить через кассу возврат на недостающее количество товара и выбить чек на действительно проданный товар;
  • кассир ввел в чек большее количество товара. В этом случае нужно оформить возврат по чеку, где присутствует данный товар;
  • товар был вывезен в торговый зал, но еще не были сделаны накладные перевода/ поступления (если это была не первая поставка данного товара, то товар через кассу "пройдет", т.к. его карточка уже существует в базе);
  • при работе с весовым товаром возможны расхождения общего количества товара по накладной и по суммарным взвешиваниям из-за неточности взвешивания или данных накладной, а также из-за условий хранения или особенностей данного товара;

при работе с производственными актами, которые предусматривают сборку или разборку весового товара, возможны ошибки из-за неточного взвешивания как при разделке, так и при отпуске покупателю. Наиболее вероятны ошибки, связанные с тем, что при создании производственного акта данные не корректируются с учетом фактического разруба/ сборки, а берутся из производственной карты, данные в которой являются усредненными.

4. При помощи выбора из контекстного меню (см. Рисунок 3) команды Просмотр чека (или по двойному щелчку мыши на отдельном чеке) откроется диалоговое окно "Просмотр чека", где вы можете увидеть список товаров по данному чеку:

r_611 Рис.5

В колонке Внутр. код слева от кода показан статус данного товара: введенный вручную (значок r_612) или отсканированный (значок r_613). Таким образом можно отследить ошибку кассира, если он вводил товар вручную (например, мог быть проведен не тот товар).

В этом же окне можно получить информацию обо всех поставках данного товара. Для этого необходимо выделить позицию товара и, вызвав правой клавишей мыши контекстное меню, выбрать команду Поступление товара (см. Рисунок 5), - откроется диалоговое окно "Поступление товара":

r_614 Рис.6

Данные о поставках могут быть интересны с точки зрения сверки цен (например, поступили разные партии одного и того же товара по разным ценам, и в данный момент цена поступившего товара отличается от цены проданного товара).

5. Просмотреть несписанный товар можно в окне "Товары несписанных чеков", которое вызывается выбором из контекстного меню (см. Рисунок 3) команды Показать неспис. товар:

r_615 Рис.7

В данном окне можно увидеть количество товара по чеку, а также количество товара на определенном складе. В поле Показать внизу окна можно выбрать режим просмотра всех товаров по несписанным чекам (значение Все) и только проблемных товаров (значение Только проблемные: они помечены значком r_616). По величине расхождения можно судить о природе возникшей ошибки (обвес, ошибка кассира и т.п.) и о возможности добавления этого товара в пересортицу.

Вы можете посмотреть, есть ли данный товар на других складах, при помощи выбора из контекстного меню (см. Рисунок 7) команды Остатки на складах:

r_617 Рис.8

Если существуют позиции, товар по которым нельзя идентифицировать (например, были некорректно объединены или удалены карточки товаров или поставка), то необходимо обратиться к разработчику.

6. По результатам анализа расхождения фактического количества товара на складе с количеством, требуемым по чеку, выявлением причин такого расхождения с принятием соответствующих мер к виновным необходимо в диалоговом окне "Операции (списание по чекам)" (см. Рисунок 3) списать эти чеки в режиме "Добавлять несуществующие". Для этого выделите все (команда контекстного меню Выбрать все - см. Рисунок 3) или несколько позиций (при помощи клавиш Ctrl и Shift) и поставьте "галочку" в строке контекстного меню Режим списания Добавлять несуществующие , а затем в том же меню выберите команду Списать или Списать все. После совершения этой операции чеки спишутся, а несуществующие товары добавятся к пересортице.

3. Автоматическое списание товаров

Для того чтобы не списывать товары каждый раз вручную, можно настроить систему так, что пробитые по чеку товары будут списываться со склада автоматически. Для этого потребуется купить отдельную (дополнительную) лицензию на программу "Товародвижение". Если версия программы, установленная на вашем компьютере, позволяет автоматическое списание товаров, сделайте следующее.

1. Войдите в диалоговое окно "Операции (списание по чекам)" (Операции / Списание товара по чекам - см. Рисунок 3). Вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите в нем команду Списать по плану (см. Рисунок 3). Откроется окно "Автоматическое списание чеков":

r_618 Рис.9

В этом окне приведена информация о несписанных чеках. И в этом же окне имеются кнопки, с помощью которых вы можете настроить режим автоматического списания.

2. Нажмите на кнопку Выбор касс внизу окна, - вы попадете в окно "Выберите кассы" (см. Рисунок 9). Выберите те кассы, для которых будете устанавливать режим списания, и нажмите на Ввод.

3. Теперь нажмите на кнопку План вверху окна "Автоматическое списание чеков" (см. Рисунок 9), - откроется диалоговое окно "План списания чеков":

r_619 Рис.10

В данном окне создаются настройки списания чеков по плану. Для того чтобы не перегружать систему в дневное время, удобнее создать такой план списания чеков, по которому большая их часть списывается ночью.

4. В поле План списания по часам показан график списания чеков в зависимости от времени суток. Регулировать процент списания можно в поле % сразу под графиком. Для изменения процента нажимайте на стрелочки сначала в поле, где указан интервал времени, затем в поле %. Процент списания чеков в указанное вами время изменится, и эти изменения вы увидите на графике.

В поле Несписано указано количество чеков, которые еще не списаны системой. В поле Среднесуточное кол-во - количество чеков, которое в среднем списывается в сутки.

В поле Повторно пытаться списать проблемные чеки через укажите интервал, через который система должна сделать попытку списать чеки, которые не получилось списать с первого раза.

В поле Загружать новую партию несписанных чеков не чаще чем укажите интервал, через который система должна загружать новую партию чеков для списания.

Для сохранения настроек нажмите на клавишу Ввод.

5. Теперь в диалоговом окне "Автоматическое списание чеков" (см. Рисунок 9) нажмите на кнопку Старт, - программа начнет списание чеков по плану.

Вы можете прервать работу программы, нажав на кнопку Пауза (в режиме паузы эта кнопка имеет название Продолжить).

Для того чтобы остановить программу, нажмите на кнопку Остановить. В отличие от кнопки Пауза эта кнопка означает выход из диалогового окна.

4. Отмена списания

Если в силу каких-либо причин вам нужно отменить списание товаров по чекам, это можно сделать в диалоговом окне "Чеки" (Документы / Чеки):

r_620 Рис.11

При помощи фильтров внизу окна выведите на экран определенные данные. Выберите чек или чеки (с помощью клавиш Ctrl и Shift), по которым хотите отменить списание товаров, правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню и выберите в нем команду Отменить списание чека(ов):

r_621 Рис.12