Вы находитесь здесь: Поддержка Инструкции

Зарплата-начало ведения и принципы работы

Печать

Для корректного расчета зарплаты в программе необходимо выполнить определенные действия. Последовательность данных действий указана ниже по пунктам меню.

1. Фирма / настройки фирмы – перед началом работы с программой в данном меню необходимо произвести следующие действия:

  • установить рабочий период (в правом верхнем углу в главном, окне не входя в меню) с 1 января по 31 декабря.
  • выбрать Меню фирма /настройка фирмы/реквизиты компании – создать реквизиты, если они не созданы ранее. Реквизиты компании переносятся из Товародвижения, но можно и завести новые по той же схеме что и в модуле "Товародвижение".
  • выбрать Меню фирма/настройка фирмы/активные реквизиты – выбрать реквизиты.
  • выбрать Меню Фирма/ Настройки фирмы/рабочий календарь. При необходимости можно изменить рабочие/выходные дни, щелкнув два раза на нужную дату. После этого сохранить его (кнопка на панели инструментов «сохранить в базе»).
  • выбрать Меню Фирма/ Настройки фирмы/редактирование констант/ без даты. Это параметры, важные для расчета зарплаты, уникальные в пределах 1 года. Список заполнится автоматически при входе, однако, Вам самим необходимо будет заполнить следующие поля: величину страхового тарифа отрасли, ИНН руководителя и главного бухгалтера, код плательщика взносов в ПФР, код и округ налоговой инспекции, организационно-правовую форму Вашей компании. Сохранить нажатием кнопки "сохранить в файл"- иконка аналогична той, которая используется Windows.
  • выбрать Меню Фирма/ Настройки фирмы/редактирование констант/ с датой. Это константы, уникальные в пределах месяца. Константа там только одна, минимальный размер месячной оплаты труда. Также сохранить.
  • загрузить производственный календарь - то есть календарь с установленными в соответствии с законодательством РФ праздничными и выходными днями. Поставляется фирмой "Тэндо" в виде файла. Загрузить его нужно в Фирма/Настройки фирм/Дополнительные настройки/Обновить настройки выбранного года. Затем сохранить в базе календарь, при необходимости изменив его, для этого выбрать пункт Фирма \ Настройки фирмы \ Рабочий календарь фирмы. Сохраняется календарь нажатием кнопки "Сохранить в базе" на верхней панели программы. Отметить переносы праздничных и выходных дней и нестандартные, свойственные только вашей фирме рабочие, выходные или праздничные дни, можно двойным щелчком левой кнопки мыши на необходимый день.

2. Фирма / конфигурация рабочего места / правила расчета - в программе существует возможность на каждом рабочем месте настроить свои определенные правила расчета заработной платы. Здесь же устанавливается конфигурация ведения учета зарплаты для организаций, применяющих специальные налоговые режимы- УСН, ЕНВД.

Поэтому перед тем как начать расчет (формирование расчетно-платежных и авансовых ведомостей) Вам необходимо установить на компьютере нужные Вам настройки или проверить те, которые уже есть. Ниже изложено как какая настройка будет влиять на расчет заработной платы:

  • «Использовать табель учета рабочего времени» - если убрать данную "галочку", то при расчете заработной платы не будут использоваться данные из табеля - в ведомости при начислении будет браться сумма базового оклада. Эту настройку можно убирать, только в том случае, если Вы для всех сотрудников в карточке указали в условиях оплаты труда "постоянный оклад". Для расчета сдельной или повременной оплаты отсутствие данной "галочки" недопустимо.
  • «При расчете основной зарплаты учитывать дни в табеле» - если стоит данная настройка, то при расчете зарплаты из табеля будут браться только дни, без учета отработанных часов, т.е. если в табеле заполнено, что сотрудник отработал в текущем дне 2 часа, то все равно это будет учитываться как полный отработанный день.
  • «При расчете основной зарплаты учитывать часы в табеле» - если стоит данная настройка, то при расчете зарплаты из табеля будут браться отработанные часы, и зарплата будет рассчитываться пропорционально отработанным часам исходя из того, что на предприятии установлен восьмичасовой рабочий день.

- «По графику/отработано»- данная настройка используется, если на предприятии табель учета рабочего времени вестись не будет. В этом случае будет вестись упрощенный учет рабочего времени, описанный в пункте 6 настоящей инструкции.

- «Учитывать сведения с предыдущего места работы» - наличие данной настройки позволит учитывать сведения с предыдущего места работы, занесенные в карточке сотрудника.

- «Округлять суммы в сводной ведомости до рублей» - данная настройка позволяет округлять до рублей суммы в отчетах (меню Отчеты / по фирме).

- «Использовать РЛ по отпускным» - если установлена данная настройка, то расчет отпускных будет производиться автоматически исходя из количества дней отпуска, указанных в табеле. При отсутствии данной настройки сумму отпуска надо будет вносить в ведомость вручную.

- «Использовать РЛ по больничным» - если установлена данная настройка, то расчет больничных будет производиться автоматически исходя из количества дней временной нетрудоспособности, указанных в табеле. При отсутствии данной настройки сумму больничного листа надо будет вносить в ведомость вручную.

- «Автоматический расчет авансовой ведомости» - данную настройку следует установить, если Вы планируете использовать автоматический расчет авансовой ведомости. Автоматический расчет производится только в том случае, если Вы установили в карточке сотрудника нужные сведения в поле Дополнительная информация (см. п.4 настоящей инструкции).

- «8-и часовой рабочий день» - необходимо поставить, если у Вас на предприятии установлен восьмичасовой рабочий день и если Вы ведете табель учета рабочего времени в часах (установлена «галочка» «учитывать часы в табеле»).

- «Кол-во рабочих часов из табеля» - в том случае, если Вы используете упрощенный учет рабочего времени (правило расчета-«По графику/отработано») и ведете его в часах, то Вам необходимо установить данную настройку.

- «После открытия фирмы проверять данные по сотрудникам» - если установлена данная настройки, то при входе в программу будет производится автоматическая проверка на целостность базы и исправление возможных ошибок. Ее имеет смысл ставить только в случае появления непонятных ошибок в процессе расчета заработной платы. Также может использоваться при начале следующего календарного года, см. "Начало нового расчетного года в программном модуле Зарплата".

- «Фирма применяет УСН», «Фирма применяет ЕНВД»- в случае выставления галочки в одном из этих полей автоматически изменяются настройки удержаний: не начисляются взносы по ЕСН в ФСС, ФФОМС, Федеральный бюджет. При начислении пособия по временной нетрудоспособности используется специальный алгоритм, в соответствии с которым больничные за счет ФСС начисляются в размере, не превышающим минимальный размер труда за календарный месяц.

3. Сотрудники / список отделов. В данном пункте Вам необходимо ввести список отделов Вашего предприятия, так как все сотрудники в программе должны быть привязаны к определенному отделу. Для этого нажмите правую клавишу «мыши» и выберите пункт контекстного меню «Добавить». В открывшемся диалоге введите название отдела. В дальнейшем Вы сможете формировать расчетные и платежные ведомости как по каждому отделу в отдельности, так и по всему предприятию в целом.

4. Сотрудники / список сотрудников. Когда отделы зарегистрированы в программе, можно приступать к вводу сотрудников. Новые сотрудники добавляются аналогично отделам. При заполнении карточки сотрудника особое внимание надо уделить следующим полям:

  • Год рождения (закладка общие сведения) – важен для расчета страховой и накопительной части пенсионного фонда;
  • Метка «начислять взносы на страховую и накопительную часть пенсии». Если в этом поле не проставить галочку, на этого сотрудника данные взносы начисляться не будут.
  • Дата приема на работу (закладка общие сведения) – с этой даты начинается заполнения табеля учета рабочего времени;
  • Условия работы (закладка общие сведения) – в зависимости от условий работы по-разному происходит расчет зарплаты. Для «основного места работы» и «внутренних совместителей» применяются стандартные вычеты «на себя» и «на иждивенцев», для «внешних совместителей» и «работающих по договорам подряда» не применяются стандартные вычеты, для сотрудников работающих «по договоренности» расчет заработной платы вообще не производится – на них лишь можно заполнить табель учета рабочего времени;
  • Нерезидент (закладка адрес местожительства) – для нерезидентов при расчете зарплаты не применяются стандартные вычеты (400 руб. на себя и 300 руб. на иждивенцев); применяется ставка налога на доходы физических лиц 30%. При изменении статуса нерезидент на «резидент» произойдет пересчет налога по ставке 13% с начала года.
  • Сведения с предыдущего места работы – если у сотрудника есть справка о доходах с предыдущего места работы, то сведения о полученном доходе необходимо заполнить, они будут учитываться при дальнейшем расчете зарплаты для расчета на право применения стандартных налоговых вычетов.
  • Льготы и удержания - в данной закладке указывается право на применение стандартного вычета, количество иждивенцев, наличие льгот по инвалидности, наличие выплат по исполнительному листу. Данные сведения будут учитываться при расчете зарплаты; можно выставить дату, с которой стандартный вычет «на себя» будет применяться.
  • Дополнительная информация (пол, процент за стаж, процент аванса от базового оклада) – в данной закладке Вам необходимо указать ряд дополнительных параметров:

- В поле процент за стаж указывается процент для начисления больничного;
- Процент аванса от базового оклада – данное поле заполняется в том случае, если Вы выдаете стандартный аванс, т.е. если Вы заполните данное поле, то авансовая ведомость будет каждый месяц рассчитываться автоматически исход из указанного процента и базового оклада.
- Пол – данное поле надо заполнить обязательно, от него зависит расчет накопительной и страховой части Пенсионного фонда.

  • Условия оплаты труда – в данном поле указываются формы оплаты труда: постоянный оклад, сдельная форма или повременная. Для сдельной или повременной формы необходимо указать ставку.

Все сведения, указанные в вышеперечисленных полях влияют на результат расчета заработной платы. Все остальные поля должны быть заполнены для корректного формирования Справок о доходах, налоговых и личных карточек.

5. Сотрудники / оклады – после того как сотрудники введены, необходимо ввести каждому базовый оклад согласно Вашему штатному расписанию. Базовый оклад вводится на месяц начала работы сотрудника и в дальнейшем автоматически переносится на следующие месяца. Если оклад сотрудника меняется в процессе работы, то его в дальнейшем необходимо будет изменить в данном диалоге именно в том месяце, когда произошло изменение штатного расписания. Базовый оклад проставляется только для тех сотрудников, у которых в карточке в закладке Условия оплаты труда указано «постоянный оклад».

6. Сотрудники / табель учета рабочего времени – если для расчета зарплаты Вы будете использовать табель учета рабочего времени (что задается в Правилах расчета- см. выше), то перед началом расчета его необходимо заполнить. Для заполнения табеля выполните следующие действия:

  • войдите в меню Сотрудники / табель учета рабочего времени
  • выберите месяц, за который Вы будете заполнять табель;
  • нажмите клавишу Выходные по умолчанию – при этом выходные дни сами проставятся в табеле исходя из данных в рабочем календаре фирмы;
  • далее заполняем табель путем двойного щелчка «мыши» на нужную дату. В открывшемся диалоге проставляем время прихода, ухода сотрудника, количество отработанных часов и, что наиболее важно, код типа рабочего времени;
  • если у Вас один или несколько сотрудников работали полный рабочий месяц без отпуска или больничного листа каждый день одинаковое количество часов, то можно воспользоваться упрощенным заполнением табеля. Для этого выберите в списке одного или нескольких сотрудников (про помощи клавиш Shift или Ctrl), щелкните правой клавишей «мыши» и выберите строку Упрощенное заполнение. В открывшемся,
    диалоге укажите режим работы выбранных сотрудников и нажмите Ввод. Все дни данного месяца по этим сотрудникам заполнятся по установленному Вами шаблону;
  • после заполнения данных по каждому сотруднику табель можно распечатать (клавиша Печатная форма) и для сохранения табеля в базе обязательно нажать Ввод.

Если Вы не хотите заполнять табель и при этом ведете упрощенный учет отработанного времени (в меню Фирма / конфигурация рабочего места / правила расчета - упрощенный учет отработанного времени стоит «галочка»), то вместо указанных выше действий, Вам необходимо выполнить следующее:

  • войти в табель учета рабочего времени;
  • выбрать одного или нескольких сотрудников с одинаковым режимом работы;
  • нажать правую клавишу «мыши» и выбрать строку По графику / отработано;
  • в открывшемся диалоге «Упрощенное заполнение табеля» проставьте количество отработанных и положенных по графику дней или часов. Проставлять дни или часы - зависит от настройки в меню Фирма / конфигурация рабочего места / правила расчета. Там должна стоять «галочка» «при расчете учитывать дни в табеле» или «при расчете учитывать часы в табеле».

7. Расчет / Свойства РЛ / Рабочие дни по графику – в том случае, если у Вас на фирме присутствуют работники, работающие по особому графику, у которых число рабочих дней в месяце не совпадает с рабочим календарем фирмы (например, работающие посменно), то Вам необходимо воспользоваться данным пунктом меню. Здесь указывается количество рабочих дней в месяце для каждого конкретно сотрудника. При заполнении данного диалога Вы можете использовать клавиши Shift или Ctrl для того чтобы указать количество рабочих дней для группы сотрудников. В дальнейшем при расчете зарплаты для сотрудников, у которых проставлено количество рабочих дней в месяце, величина начисленного оклада будет браться пропорционально данному количеству рабочих дней. Если сотрудники работают по стандартной рабочей неделе, то данные сведения о них заполнять не нужно, количество рабочих дней возьмется из рабочего календаря фирмы.

8. Расчет / ведомости / авансовые – расчет авансовой ведомости производится только в том случае, если у Вас в организации принято выдавать аванс. Для создания авансовой ведомости:

  • Выберите пункт главного меню Расчет / ведомости / авансовые;
  • Нажмите правую клавишу «мыши» и выверите добавить;
  • В открывшемся диалоге укажите номер ведомости, дату и выберите список отделов;
  • Если в карточках сотрудников в закладке дополнительная информация Вы указали Процент аванса (от базового оклада), то можно воспользоваться автоматическим расчетом авансовой ведомости, нажав клавишу Автоматический расчет на основании оклада. Ведомость будет рассчитана. Для печати ведомости нажмите клавишу Печатная форма, для ее сохранения нажмите Ввод;
  • Если в карточке сотрудника процент не был указан, то Вам необходимо для каждого сотрудника 2 раза щелкнуть в графе Начислено, и внести сумму аванса. После заполнения данных обо всех сотрудниках нажать Ввод.

9. Расчет / ведомости / расчетно-платежные – после того как табель учета рабочего времени заполнен, сделаны необходимые настройки в правилах расчета зарплаты можно непосредственно приступать к расчету заработной платы за текущий месяц.

Примечание: технологически расчет зарплаты в программе происходит путем создания расчетных листов на каждого сотрудника. Рассчитать их можно как в меню Расчет/Расчетные листы, так и через Расчет / ведомости / расчетно-платежные. Если вы рассчитываете зарплату через ведомости, в ней отобразятся результаты расчета, а сами листы можно будет просмотреть в меню Расчет/Расчетные листы.

Итак, для расчета зарплаты мы хотим создать ведомость. Для этого:

  • Выберите пункт главного меню Расчет / ведомости / расчетно-платежные;
  • Нажмите правую клавишу «мыши» и выверите добавить;
  • В открывшемся диалоге укажите номер ведомости, дату и выберите список отделов;
  • Когда в ведомости будут указаны все необходимые сотрудники, нажмите клавишу Рассчитать.

При этом:

  • если у Вас не стояла настройка «использовать табель рабочего времени», то зарплата рассчитается исходя из полного базового оклада;
  • если стояла настройка «использовать табель рабочего времени», то начисления рассчитаются пропорционально отработанным дням (часам), указанным в табеле.
  • расчет отпускных или больничных происходит также в зависимости от настройки правил расчета. Если вы поставили «галочки» «использовать РЛ по отпускными и больничным», то данные виды начислений будут рассчитаны автоматически, исходя из сведений в табеле. При этом следует помнить: для расчета отпускных необходимы данные о начислениях за последние 12 месяцев работы, поэтому если Вы только начали работать с программой, то отпуск и больничный необходимо рассчитать вручную. Если эти «галочки» не стоят, то расчет также следует производить вручную.
  • чтобы внести в расчетно-платежную ведомость рассчитанный вручную больничный, отпуск или какой-нибудь иной вид начислений, отличный от оклада, например, премии, компенсации за неиспользованный отпуск и т.д. Вам необходимо в ведомости выбрать сотрудника «мышкой», щелкнуть правой клавишей и нажать строку Расчетный лист. В открывшемся расчетном листе 2 раза щелкните на нужный вид начислений и внесите сумму. После корректировки сумм нажмите клавишу Рассчитать. После перерасчета нажмите Ввод. Расчетно-платежная ведомость будет пересчитана с учетом изменений в данном расчетном листе;
  • если у Вас зарплата посчиталась неверно из-за ошибочно заполненных полей в карточке сотрудника, то Вы имеете возможность, не выходя из ведомости, скорректировать карточку сотрудника. Для этого выберите сотрудника, нажмите правую клавишу «мыши», выберите строку «карточка сотрудника», в открывшейся карточке внесите необходимые изменения, нажмите ввод. Далее войдите в расчетный лист, нажмите «рассчитать» и зарплата рассчитается с учетом изменений, произведенных в карточке. Вызовом контекстного меню также можно войти в расчетный лист сотрудника для подробного рассмотрения начислений и удержаний.
    • после того как все данные рассчитались верно, для печати нажмите клавишу Печатная форма, для сохранения ведомости нажмите Ввод.

10. Расчет / ведомости / платежные – платежные ведомости служат для выдачи заработной платы сотрудникам и формируются на основе уже созданных расчетно-платежных ведомостей. Для создания платежной ведомости:

  • Выберите пункт главного меню Расчет / ведомости / расчетно-платежные;
  • Нажмите правую клавишу «мыши» и выверите добавить;
  • В открывшемся диалоге выберите расчетно-платежную ведомость, на основе которой будет формироваться данная платежная ведомость, нажмите Ввод;
  • В открывшемся окне укажите номер и дату ведомости;
  • Если при выдачи зарплаты произошли какие-либо изменения, то можно вручную проставить сумму в графах Начислено, Выдано и Депонент;
  • Для печати нажмите клавишу Печатная форма, для сохранения ведомости нажмите Ввод.

11. Отчеты – после того как Вы окончательно рассчитали зарплату, Вы имеете возможность сформировать отчеты по единому социальному налогу, по расчетам с Пенсионных Фондом, в налоговую инспекцию, Фонд Социального Страхования. Для формирования данных отчетов воспользуйтесь пунктом меню Отчеты / по фирме. Для формирования отчетов по сотрудникам (справки о доходах, налоговые карточки, лицевые счета, отчетность по персонифицированному учету в Пенсионный Фонд) выберите пункт меню Отчеты / по сотрудникам. Перед Вами откроется список сотрудников. Выберите «мышкой» сотрудника (несколько - используя клавиши Сtrl или Shift), по которому Вы хотите сформировать какой-либо отчет, нажмите правую клавишу и в открывшемся списке отчетов выберите нужный.

Для формирования справок 2-НДФЛ и отчетности по персонифицированному учету необходимо использовать в нижнем окне отбора сотрудников «Статус»- «Работающие за период», при этом нужный период выставляется в верхнем окне, кнопкой «Период»:

p_16
Рис.1

Начало нового расчетного года в программном модуле Зарплата

Перед тем, как начинать какие-либо расчеты в новом календарном году, необходимо выполнить следующие действия:

1. Сформировать рабочий календарь на год:

  • загрузить производственный календарь – то есть календарь с установленными в соответствии с законодательством РФ праздничными и выходными днями. Поставляется фирмой «Тэндо» в виде файла. Загрузить его нужно в Фирма/Настройки фирм/Дополнительные настройки/Обновить настройки выбранного года. При этом нужно выбрать в программе новый период (кнопка «Период» на верхней панели).
  • затем сохранить в базе календарь, при необходимости изменив его, для этого выбрать пункт Фирма \ Настройки фирмы \ Рабочий календарь фирмы
  • отметить переносы праздничных и выходных дней и нестандартные, свойственные только вашей фирме рабочие, выходные или праздничные дни, можно двойным щелчком левой кнопки мыши на необходимый день.

Сохраняется календарь нажатием кнопки «Сохранить в базе» на верхней панели программы.

2. Сформировать список констант на новый год. Для этого:

  • выберите пункт Фирма \ Настройки фирмы \ Редактирование констант (и "с датой" и "без даты"),
  • выберите в качестве периода новый расчетный год - константы сформируются автоматически. Необходимо их проверить, внести изменения по необходимости и сохранить нажатием кнопки «сохранить в файл»- иконка аналогична той, которая используется Windows.

3. Если в настройках (Фирма \ Конфигурация рабочего места \ Правила расчета) не стоит галочка "После открытия проверять данные по сотрудникам", то можно либо поставить эту галочку и перезагрузить программу (самый простой способ), либо проверить данные по сотрудникам вручную следующим образом:

  • выбрать в качестве периода новый год,
  • выбрать пункт Сотрудники \ Список сотрудников,
  • выделить весь список сотрудников,
  • выбрать из контекстного меню по правой клавише пункт "Проверить данные".

При открытии нового расчетного года проверка данных необходима для создания нулевых расчетных листов на текущий год, если проверка не сделана, то будет невозможно сделать никакие расчеты и сформировать какие-либо документы.