Вы находитесь здесь: Поддержка Инструкции

Кадровый учет

Печать

Осуществляется в программе путем формирования личных карточек сотрудников, ведения кадровых приказов и штатного расписания. Далее эти данные используются для начисления заработной платы и формирования необходимой отчетности.

Предусмотрена возможность и учета начисления заработной платы без ведения кадровых приказов. В этом случае можно вводить новых сотрудников путем добавления карточек сотрудников, увольнять с помощью контекстного меню из списка, вводить все сведения о условиях работы непосредственно в карточку сотрудника. Однако, если вы все же в программе составляете и храните кадровые приказы, не вводите сведения о любых кадровых изменениях (условий работы, дате увольнения и пр.)непосредственно в карточку без создания приказа. Это вызовет конфликт между приказами и сведениями, указанными в личной карточке и приведет к противоречию данных в кадровых документах.

Штатное расписание

Для того, чтобы штатное расписание работало, необходимо установить "галочку" в подменю Фирма - конфигурация рабочего места - правила расчета - использовать штатное расписание. В противном случае в приказах и карточках сотрудников будет отражаться лишь список должностей. Не будет производиться никаких проверок на принадлежность должности к отделам.

В подменю Сотрудники / Штатное расписание составляется штатное расписание организации.

Для создания штатного расписания нажмите правую клавишу «мыши» и выберите строку контекстного меню Добавить. Перед Вами откроется диалог Штатное расписание, в котором надо заполнить следующие поля:

p_17 Рис.1

  • номер и дата штатного расписания;
  • номер и дата приказа, которым данное расписание будет утверждено;
  • если до составления штатного расписания Вы уже зарегистрировали в программе списки структурных подразделений, отделов и должностей, то в табличной части диалога уже появится структура подразделений вашей организации, сформированная на основе указанных выше данных. Если штатное расписание создается повторно, то при его создании автоматически подтягивается структура предыдущего действующего. Далее, при помощи клавиш Добавить, Удалить, Изменить Вы корректируете автоматически сформировавшееся штатное расписание. При этом, при добавлении или изменении должности в диалоге Штатная единица, заполняются следующие поля:

- отдел, которому будет принадлежать данная штатная единица. Отдел выбирается при помощи клавиши из заполненного Вами ранее списка. Если Вы заводите должность, которая будет принадлежать новому отделу (не внесенному еще в список отделов) нажмите клавишу рядом с полем отдел и введите в появившийся диалог название отдела. Если название заполнено правильно, и Вы хотите его сохранить, нажмите клавишу Ввод;
- код - код данного отдела, согласно кодировке, принятой в Вашей организации;
- должность – для ввода должности используйте клавишу . При необходимости в открывшемся диалоге можно создать новую должность;
- количество единиц - количество штатных единиц у данной должности;
- оклад – величина оклада, соответствующая данной должности;
- надбавка – величина возможной надбавки к окладу;
- примечание – заполняется при необходимости;
- после заполнения всех полей для новой штатной единицы нажмите Ввод.

p_18 Рис.2

  • Если вы удалили из штатного расписания должность на которой числится сотрудник, то Вы всегда сможете это обнаружить установив «галочку» в поле Показать удаленные должности на которых числятся сотрудники.
  • Проверять базовые оклады сотрудников- при установке этой опции программа будет проверять рассчитанные расчетные листы на соответствие окладам в штатном расписании.
  • После окончательного формирования штатного расписания нажмите Ввод в диалоге Штатное расписание.
  • Созданное таким образом штатное расписание является проектом, для нормального функционирования его необходимо ввести в действие. Для этого используйте строку контекстного меню ввести в действие в диалоге со списком штатных расписаний или установите статус расписания Действующее в диалоге Штатное расписание. При вводе расписания в действие должен соблюдаться ряд условий, в противном случае, программа сообщит об ошибке и предложит вариант ее устранения. Условия следующие:

- количество свободных мест по данной должности не должно быть меньше нуля, т.е. количество сотрудников занимающих определенную должность не должно превышать количество, установленное штатным расписанием. Отметим, что при подсчете занятых должностей количество сотрудников, работающих по договоренности, и количество уволенных сотрудников не учитывается;
- если сотрудник (за исключением работающих по договоренности), занимается должность, не фигурирующую в штатном расписании, то при вводе в действие программа предложит либо снять такого сотрудника с занимаемой должности, либо ввести должность в штатное расписание;
- если должность сотрудника в карточке не соответствует отделу, который присвоен данной должности в штатном расписании, то Вам также придется устранить данное несоответствие;
- если в разных отделах организации установлены одни и те же должности, то для формирования штатного расписания Вы должны ввести несколько должностей с одинаковым названием, но разным кодом.

Если Вы вводите в действие штатное расписание, а действующее уже существует, то предыдущее действующее будет автоматически закрыто.

  • Для печати штатного расписания используйте клавишу Печать
  • Для редактирования или удаления созданного штатного расписания воспользуйтесь соответствующими строками контекстного меню, предварительно выбрав «мышкой» редактируемое штатное расписание в описываемом подменю
  • Действующее штатное расписание будет фигурировать в следующих подменю программы:
    - При создании приказов о приеме на работу, увольнении, переводе сотрудника с одной должности на другую;
    - При создании новой карточки сотрудника.

Карточки сотрудников

Сведения, указанные в карточках сотрудников, влияют на результат расчета заработной платы. Некоторые поля должны быть заполнены для корректного формирования Справок о доходах, налоговых и личных карточек.

1. Основные сведения о заполнении карточки сотрудника:

Новые сотрудники добавляются в меню Сотрудники/Список сотрудников, правой кнопкой мыши «Добавить». При заполнении карточки сотрудника особое внимание надо уделить следующим полям:

  • Год рождения (закладка общие сведения) - важен для расчета страховой и накопительной части пенсионного фонда;
  • Метка "начислять взносы на страховую и накопительную часть пенсии". Если в этом поле не проставить галочку, на этого сотрудника данные взносы начисляться не будут.
  • Дата приема на работу (закладка общие сведения) - с этой даты начинается заполнения табеля учета рабочего времени;
  • Условия работы (закладка общие сведения) - в зависимости от условий работы по-разному происходит расчет зарплаты. Для "основного места работы" и "внутренних совместителей" применяются стандартные вычеты "на себя" и "на иждивенцев", для "внешних совместителей" и "работающих по договорам подряда" не применяются стандартные вычеты, для сотрудников работающих "по договоренности" расчет заработной платы вообще не производится - на них лишь можно заполнить табель учета рабочего времени;

Примечание: «условия работы» и «продолжительность рабочего времени» заполняются на основании приказов. Однако можно без приказа, вручную, изменить значение в этих полях. Данные в личной карточке будут распечатываться по текущему состоянию карточки сотрудника, таким образом, они не будут соответствовать введенным приказам. Относитесь внимательно к изменению карточки без приказа.

p_19 Рис.3

  • Нерезидент (закладка «адрес местожительства в РФ») - для нерезидентов при расчете зарплаты не применяются стандартные вычеты (400 руб. на себя и 300 руб. на иждивенцев); применяется ставка налога на доходы физических лиц 30%. При изменении статуса нерезидент на "резидент" произойдет пересчет налога по ставке 13% с начала года.
  • «Документ, удостоверяющий личность». Если сотрудник- гражданин иностранного государства, в поле «код документа надо выбрать «10» «Заграничный паспорт»- что будет соответствовать значению справочника «Коды документов», используемого для формирования справок 2-НДФЛ- «Заграничный паспорт для постоянно проживающих за границей физических лиц, которые временно находятся на территории Российской Федерации». Если у сотрудника вместо паспорта другой документ, выберите его из списка.
  • Сведения с предыдущего места работы - если у сотрудника есть справка о доходах с предыдущего места работы, то сведения о полученном доходе необходимо заполнить, они будут учитываться при дальнейшем расчете зарплаты для расчета на право применения стандартных налоговых вычетов.
  • Льготы и удержания - в данной закладке указывается право на применение стандартного вычета, количество иждивенцев, наличие льгот по инвалидности, наличие выплат по исполнительному листу. Данные сведения будут учитываться при расчете зарплаты; можно выставить дату, с которой стандартный вычет "на себя" будет применяться.

p_20Рис.4

  • Дополнительная информация (пол, процент за стаж, процент аванса от базового оклада) - в данной закладке Вам необходимо указать ряд дополнительных параметров:

- В поле процент за стаж указывается процент для начисления больничного;
- Процент аванса от базового оклада - данное поле заполняется в том случае, если Вы выдаете стандартный аванс, т.е. если Вы заполните данное поле, то авансовая ведомость будет каждый месяц рассчитываться автоматически исход из указанного процента и базового оклада.
- Пол - данное поле надо заполнить обязательно, от него зависит расчет накопительной и страховой части Пенсионного фонда.
- Гражданство: для граждан России нужно заполнять «гражданство»- Российская Федерация (или РФ) и код страны (643), адрес страны проживания - нет (он заполняется на вкладке «Адрес местожительства в РФ».

Примечание: Для граждан иностранных государств указывается наименование страны гражданства. В п. "Код страны проживания"- код в соответствии со справочником стран мира ОКСМ. Если сотрудник-лицо без гражданства, проставляется код 999. "Адрес страны проживания" заполняется в свободной форме.

  • Условия оплаты труда - в данном поле указываются формы оплаты труда: постоянный оклад, сдельная форма или повременная. Для сдельной или повременной формы необходимо указать ставку.

2. Унифицированная форма «Личная карточка сотрудника», форма Т-2 вызывается контекстным меню «Печатная форма» из Сотрудники/Список сотрудников.

3. В меню Сотрудники/Список сотрудников контекстным меню можно уволить сотрудника. При этом автоматически вызывается расчетный лист, в котором можно начислить причитающиеся ему выплаты. Сотруднику будет присвоен статус уволенного, сделана запись в карточке о дате увольнения (закладка «Дополнительная информация»). Здесь же можно «Отменить увольнение». Данной возможностью лучше пользоваться, если вы не формируете в программе кадровые приказы.

p_21 Рис.5

Кадровые приказы

Отражают все изменения кадрового состава и движение персонала. Программа использует данные приказов для автоформирования начислений- отпускных, компенсаций. Одновременно будет заполняться табель учета рабочего времени – туда попадут сведения, с какого числа принят/уволен сотрудник, дни отпуска.

1. Создание-подтверждение приказов:

  • В меню Сотрудники /Приказы, контекстное меню «добавить». После создания приказа контекстным меню необходимо «подтвердить документ»- то есть ввести его в действие (рядом с номером приказа появится галочка зеленого цвета). Чтобы удалить приказ, сначала нужно таким же способом «отменить подтверждение» и затем удалить документ.
  • Возможно создание приказа как на одного сотрудника, так и на список сотрудников. При создании приказа на одного сотрудника сначала необходимо выбрать фамилию сотрудника из появившегося списка. При создании приказа на список нажатием кнопки «Добавить сотрудника» набирается необходимый список. Затем двойным щелчком мыши на сотруднике в поле приказа заполняются необходимые поля:
  • Сведения о приказах можно просмотреть в карточке сотрудника, вкладка 7 «Приказы».

2. Нумерация приказов:

Производится автоматически, при выборе номера «текущий» в диалоге «приказ №». Если вы хотите назначить иной номер, нужно выбрать значение «указать» и вписать необходимый вам номер.

Также возможно вести нумерацию с использование индексов :

  • Для указания дополнительно к цифровому обозначению буквенного или числового индекса нужно в диалоге создания приказа нажать кнопку выбора, находящуюся рядом с номером приказа. В появившемся диалоге «список индексов приказов» добавить новый индекс или уже имеющийся (каждому индексу программа присваивает номер) и нажать «ввод». Если вы хотите добавить цифровой индекс, то в нем нужно перед собственно цифрой поставить знак разделения, иначе номер приказа сольется с индексом.

p_22Рис.6

В результате номер приказа формируется с указанным вами индексом, в этом примере 1/6.

  • Для каждого типа приказов (по одному индексу) будет вестись отдельная нумерация, то есть если вы указали индекс «к», то при формировании следующего приказа с таким же индексом и выборе номера «текущий» в диалоге, номер будет образован прибавлением единицы к номеру предыдущего приказа с индексом «к».
  • Следует учесть, что каждый знак разделения будет интерпретироваться программой как отдельный тип, следовательно, нужно поддерживать единообразие знаков разделения.
  • Также теперь возможно начинать нумерацию приказов с нового года заново, не продолжая прошлогоднюю. Для этого необходимо выбрать в поле «приказ №» значение «указать» и вписать необходимый вам номер. Примечание: номера в пределах одного года повторяться не должны.

3. Виды и особенности составления приказов:

p_23 Рис.7

Приказ на прием В диалоге выбора сотрудника можно нажать кнопку «новый» и сформировать новую карточку сотрудника.

Необходимо указать все параметры для создания приказа - дату, должность и отдел, оклад, а также условия работы- внешнее или внутреннее совместительство или основную работу. Продолжительность рабочего времени- полная или неполная (0,5 ставки).

p_24 Рис.8

Приказ на отпуск  Количество дней от пуска проставляется автоматически. Действует так:
1) выставляется день начала и окончания, количество отпуска дней проставляется автоматически.
2) или выставляется начало отпуска и количество дней, конечная дата проставляется автоматически.

Приказ на увольнение Если с сотрудника полагается взыскать дни отпуска, использованные им авансом (не отработанные), в приказ об увольнении в графу «количество неиспользованных дней отпуска» ввести отрицательное значение, соответствующее неотработанным дням отпуска.

1) При нажатии кнопки «ввод» в приказе и подтверждении увольнения сотрудника появляется форма расчетного листа, где при нажатии кнопки «рассчитать» сумма отпускных к удержанию будет рассчитана автоматически. Расчет отпускных можно будет просмотреть, открыв двойным щелчком мыши данное начисление.
2) Средний заработок для удержания отпускных будет взят из последнего перед увольнением расчета отпускных сотрудника. Начисленную сумму можно откорректировать вручную.

Если же сотруднику положена компенсация за неиспользованный отпуск, количество дней вводится положительное.

Примечание: начисления отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск будут рассчитываться автоматически, на основании приказа, если в правилах расчета указано «использовать расчетный лист по отпускным».