Вы находитесь здесь: Поддержка Инструкции

Отчеты по маркетингу

Печать

Отчеты по времени хранения товара

Раздел отчетов Отчеты/по маркетингу/по времени хранения товара предназначен для анализа хранящейся на складе продукции. Что конкретно позволяет анализировать этот отчет и для чего это нужно? В первую очередь любое торговое предприятие независимо от того оптовым или розничным оно является, заинтересовано в том, чтобы получить максимальную прибыль и как можно более оптимально использовать свои складские запасы:

  • не закупать большие партии товара, который продается медленно,
  • не закупать новые партии товаров, если еще не распроданы купленные раньше,
  • закупать прежде всего тот товар, который быстро уходит,
  • следить за тем, чтобы на складе всегда был товар, который быстро продается.

Оптимизируя работу склада и контролируя работу менеджеров отдела закупок предприятие можно

  • снизить затраты на хранение «лишнего» товара на складе;
  • определить непродаваемый товар;
  • не допускать ситуации при которой товар не продается , а за него поставщик хочет получить деньги;
  • во время возвращать непродаваемый товар поставщику;
  • потребовать от поставщика компенсации за хранение непродаваемого товара при договоре реализации;
  • ввести персональную ответственность менеджеров по закупкам за правильность заказа товара;
  • определить упущенную прибыль по товару, который быстро продается, но который закупается реже, чем это необходимо.

Настройки, необходимые для корректной работы отчетов

Для корректной работы отчетов по времени хранения товара на складе необходимо следующее:

  • для каждого товара необходимо указать минимальное и максимальное количество товара, хранящегося на складе, вводится в закладке Параметры II в карточке товара в текущем состоянии склада или отчеты/по маркетингу/мин. макс. остатки;
  • для каждого товара также нужно указать объем единицы данного товара, вводится в закладке Параметры I в карточке товара в текущем состоянии склада, если объем не введен то можно воспользоваться приблизительным объемом для каждого товара см. (рис. 1) ;
  • для каждого поставщика необходимо указать количество дней поставки товара (т.е. сколько дней проходит с момента заказа товара у поставщика до момента доставки товара), вводится в карточке поставщика (Фирма/настройка фирмы/ контрагенты/ поставщики) в закладке Бухгалтерия или в диалоге настройка по маркетингу (рис. 1);
  • для оценки хранения товара на складе нужно указать цену аренды или понесенных накладных расходов за 1м2 складской площади за год, вводится в окне Маркетинг (Фирма/ Настройка фирмы/ Маркетинг)

274Рис.1

  • для контроля работы менеджеров закупок нужно указать, какой менеджер занимается закупками каких групп товаров, имя или Фамилия менеджера вводится при редактировании параметров группы товаров (Фирма/ Настройки фирмы/ Группы товаров/ группы товаров).

275Рис.2

Отчет по времени хранения по товарам

Для того, чтобы построить этот отчет нужно войти в меню Отчеты/ По маркетингу/По времени хранения/ По товарам, затем выбрать склад, группу товаров и нажать пиктограмму Рассчитать отчет, если используется отложенный расчет отчетов. Отчет показывает следующие данные: список товаров (названия, сканкод и внутренний код) по поставкам выбранной группы, количество закупленной у поставщика по документу и дату поступления товара на склад, остаток товара из поставки на данный момент, время хранения товара из данный поставки на складе в днях, среднее количество проданных единиц товара в день, количество дней от момента заказа этого товара у поставщика до момента поставки его на склад, цена закупки данной партии, цена хранения данного товара на складе, исходя из занимаемой им площади, сумма излишек товара, которая показывает, на какую сумму на складе хранится «лишнего» товара, сумма издержек, которая показывает, какую сумму переплачивает предприятие за хранение на складе «лишнего» товара.

Рассмотрим пример. Выберем и проанализируем группу товаров на складе. После построения отчета следует обратить внимание на следующие моменты:

  • Поставки товаров, отмеченные красными восклицательными знаками. Восклицательный знак означает, что на складе хранится нераспроданная партия товара, но уже поступила новая партия. Если в этом случае мы видим, что предыдущая партия была закуплена давно и товар долго лежал на складе, и остаток его больше, чем среднее количество проданных товаров в день, умноженное на время поставки (остаток 16 шт., в среднем в день продается 0,6 шт., поставщик привозит товар через 7 дней, следовательно, минимальное количество товара 7*0,6=4,2 шт., округляем до целых штук - 5, 16>5), то очевидно, что новая партия товара закуплена преждевременно и предприятие зря потратило деньги на закупку этого товара. Особенно следует обратить внимание на те случаи, когда таких поставок много, нераспродана еще первая партия, но уже куплена вторая, а затем и третья. Для такого товара необходимо узнать дату и время поставки, а также менеджера, ответственного за данную поставку, что делается по правой клавиши мыши пункт Поставки товара.
  • Большие цифры в колонке Время хранения. Если в колонке Время хранения встречаются большие цифры, т.е. товар долго хранится на складе, обязательно нужно отметить, что это за товар. Если это 5-ти литровая бутылка дорогого виски, то это вполне естественно, такие товары продаются достаточно редко и часто хранятся в количестве одной штуки для поддержания ассортимента магазина или для привлечения покупателя, как рекламный ход. Если же это товар скоропортящийся, например кефир «Иван Поддубный», и остаток хранится в торговом зале долго, например 103 дня, то это явно означает, что была закуплена слишком большая партия товара или этот товар был украден и отдел инвентаризации не определил недостачу товара;
  • Большие суммы в колонках Излишки и Издержки. Если в колонке Излишки стоят значительные суммы, это значит, что была закуплена слишком большая партия товара, товар продавался медленно и в этом случае надо отметить, что данный товар не следует закупать такими большими партия, а объем закупаемой продукции определять исходя из среднего количества товара, продающегося за один день.

276Рис.3

Решением вышеперечисленных проблем является, как правило, контроль за закупками товара, т.е. необходимо закупать товар только в том случае, когда предыдущая партия подходит к концу и будет полностью распродана на момент привоза новой партии, а также залежавшийся товар нужно вернуть поставщику.

277Рис.4

Непосредственно из окна отчета по каждой выбранной позиции можно посмотреть поставку товара (пункт Поставки из контекстного меню), т.е. от какого поставщика был куплен этот товар, узнать номер накладной поставщика и внутренний номер накладной поступления. Просмотрев поставки, сразу можно принять решение о дальнейшей работе с определенным поставщиком, выбрав его, например, по наименьшей цене. Также небезынтересно сравнить закупки по дате и по цене, к примеру, могут идти подряд, с разницей в один два дня закупки от разных поставщиком с разными ценами. В этом случае логично задать вопрос менеджеру по закупкам, почему был на следующий день куплен тот же товар у другого поставщика и по более высокой цене? Особенно вопрос будет актуален, если предыдущая партия этого товара еще не распродана. Возникает вопрос, а оплачен ли этот товар или нет? Ответ на этот вопрос можно найти в отчете по времени хранения по поставщикам.

Закупать нужный товар можно не только в тот момент, когда он заканчивается, но и к определенным датам, например, к новому году, 8 марта, и просто перед выходными, все зависит от объема продаж. Для того, чтобы не переходить к отчетам по статистике и динамике продаж, воспользуйтесь пунктом Продажи/оптовые или розничные из контекстного меню.

278 Рис.5

Просмотр продаж позволяет быстро оценить объем продаж за каждый месяц торговли. При этом в отчете рассчитывается количество продаж в день не за весь отчетный период, а только за те дни, когда товар был на складе, т.е. если товар в какой-то день на складе не было, то этот день не учитывается как день продаж. Нажав на плюсик слева от названия месяца, получаем картину продаж за каждый день. Просмотрев продажи легкого сделать вывод о том, стоит ли данный товар закупать перед выходными или нет, либо напротив поставки лучше планировать на понедельник, если продажи в середине недели возрастают.

Если анализируются розничные продажи, то, раскрывая каждый день торговли, можно увидеть, сколько чеков в день было пробито, на какой кассе, узнать номера чеков, и количество товаров в каждом из них. Если товар, например жевательная резинка, лежит непосредственно перед какой-то определенной кассой, то, скорее всего, он и будет продаваться по этой кассе.

При просмотре оптовых продаж аналогично показаны суммарные продажи по месяцам с рассчитанным средним количество отгруженного товара в день, которые раскрываются и показывают продажи по дням, а за каждый день можно просмотреть, сколько было отгружено товара по каждому счету, какому покупателю.

279 Рис.6

Объем продаж товара конечно же зависит от наличия товара на складе, узнать, постоянно ли присутствовал товар на складе поможет отчет о присутствии товара на складе (пункт Присутствие товара из контекстного меню). В этом отчете указано текущее количество товара на складе и процент присутствия этого товара за выбранный период времени. Если объем продаж товара достаточно велик, остаток на складе небольшой, а процент присутствия близок к 100% (т.е. товар почти всегда есть на складе или в торговом зале), это хороший показатель. В случае 100% присутствия товара, но маленького объема продаж, товар большую часть времени зря лежит на складе, излишки такого товара будут достаточно высоки. Напротив, если товар продается хорошо, остаток товара на складе небольшой, или его совсем нет, а процент присутствия мал, это значит, что можно было бы увеличить прибыль за счет объема продаж, если закупать товар чаще либо большими партиями.

280Рис.7

Любой из отчетов можно не только просматривать на экране, но и вывести на печать (пункт Печать из контекстного меню).

Отчет по времени хранения по группам

Отчет по времени хранения по группам товаров используется для оценки работы менеджеров по закупке товаров и является дополнением к отчету по товарам.

281 Рис.8

Отчет показывает список групп товаров, сумму излишков и издержек по каждой группе и менеджера, который отвечает за закупку товаров в данной группе товаров. Соответственно, если сумма излишков большая, то имеет смысл посмотреть подробный отчет по данной группе (кнопка Подробный просмотр из контекстного меню) и определить, какие именно товары дают такую сумму излишков.

Менеджер, работающий с данной группой товаров, должен сделать соответствующие выводы по своей работе, подробнее об этом рассказано в предыдущей главе.

Отчет по времени хранения по месяцам

Отчет по времени хранения товара по месяцам показывает, какие излишки и издержки существуют на предприятии в зависимости от времени хранения товара на складе. По каждой партии товара рассчитывается время ее хранения на складе и сумма издержек и излишек попадает в строку, соответствующую этому времени хранения. Если товар хранится не более месяца, то сумма издержек и излишек попадет в строку 1 месяц, если товар хранится не более 2 месяцев, то в строку 2 месяца и т.д. Последняя строка 13 и более показывает те товары, которые хранятся более года. В последней колонке указано распределение издержек в процентном соотношении, если принять, что все издержки это 100%, то товар, хранящийся 1 месяц, составляет N% от всей суммы издержек и излишков, товар, хранящийся 2 месяца M% и т.д.

По каждой строке можно посмотреть список товаров, попавших в это временное объединение, т.е. всех товаров, которые хранятся не более 1 месяца или не более 2 месяцев и т.д. (пункт контекстного меню Подробно/по товарам).

Если список товаров очень большой, то сначала будет удобно войти в просмотр по группам товаров, который покажет список групп и суммы издержек и излишек по каждой группе с учетом того, что в группу попали только те поставки товаров, которые хранятся определенное время на складе. Затем, можно раскрыть группу и увидеть собственно сами поставки товаров (пункт контекстного меню Подробно/по группам).

Также можно посмотреть список поставщиков, от которых пришел товар, попавший в определенную строку (пункт контекстного меню Подробно/по поставщикам). По каждому поставщику будут указаны суммы издержек и излишек, а также, какая сумма за товар ему уже выплачена и сколько она составляет в процентном отношении к сумме издержек. Из просмотра по поставщикам можно войти в просмотр данных по товарам поставщика, для того, чтобы определить какие именно товар этого поставщика являются излишками.

282 Рис.9

Отчет по времени хранения по поставщикам

Отчет по времени хранения по поставщикам упоминался уже ранее, т.к. из предыдущего отчета (по месяцам хранения) можно к нему перейти. Но в этом случае отчет по поставщикам будет показывать только тех поставщиков и, соответственно, только с теми товарами, которые соответствуют определенному времени хранения на складе. В общем же случае, отчет по времени хранения по поставщикам показывает данные по всем товарам поставщика, которые имеют разное время хранения.

Что именно показывает отчет? Отчет представляет собой список поставщиков с рассчитанными суммами излишков товаров этого поставщика на складе и издержек, связанных с хранением этих товаров, и информацию об оплате: сумму, заплаченную данному поставщику за «лишний» товар, т.е. за излишки, и процентное соотношение между суммой излишек и суммой оплаты.

Сразу нужно обратить внимание на большие суммы излишек, которые оплачены полностью или частично. По пункту меню Подробный просмотр показываются товары данного поставщика, сколько было товара в поставке, сколько осталось на складе, цены закупки, время хранения, количество продаваемых единиц в день, цену хранения на складе, сумму издержек и сумму излишек. Подробное описание просмотра по товарам см. в первой главе Отчет по времени хранения по товарам.

283 Рис.10

После анализа данного отчета необходимо принять решение об изменении политики закупок товаров по отношению к тем поставщикам, товары которых попадают в излишки. Возможно, это поставщики, требующие предоплаты за свой товар, а сам товар продается медленно. В данном случае вариантом решения проблемы может быть как полный отказ от работы с таким поставщиком, либо ограничение по количеству закупаемого товара, либо пересмотр условий поставки товара.