Вы находитесь здесь: Поддержка Инструкции

Ведомость дефицита

Печать

РиВ "Товародвижении" для оптовых фирм предусмотрена возможность создавать счета под заказ на постоянного покупателя.

Счетa под заказ – это счетa на реализацию товара, которые, в отличие от обычных счетов, позволяют выписывать товар в любом количестве, независимо от наличия товара на складе. Обычные счета позволяют добавить в счет товар только в количестве, которое не превышает его свободное количество на складе.

Если товара на складе недостаточно, образуется дефицит - разница между остатками на складе и заказанным покупателем количеством товара. Это количество (дефицит) вы должны заказать поставщику.

Вся последовательность действий следующая:

  • cоздать счет покупателю под заказ;
  • в ведомости дефицита установить поставщика и закупочную цену товара;
  • сделать заказ поставщику;
  • создать счет от поставщика при поступлении товара;
  • отметить в счете под заказ покупателю, что товар поступил, и отгрузить товар покупателю.

Поступление от поставщика можно оформить минуя создание заказа поставщику. Это делается при работе с ведомостью дефицита.

1. Создание счета под заказ покупателю

Войдите в диалоговое окно "Работа с покупателями" (Документы / Покупатели / Покупатели или клавиша F3). Затем, выбрав нужного покупателя, кликните на нем два раза левой кнопкой мыши (или выберите из контекстного меню команду Выписать документы), - откроется диалоговое окно "Взаиморасчеты с покупателем". Кликните в любом месте верхней части окна правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Создать новый счет Товарный, - откроется диалоговое окно "Новый счет на постоянного покупателя":

r_622 Рис.1

В этом окне в поле Товар выберите значение "Под заказ". Тогда в этом же окне на вкладке 2. Товары при выборе товара можно выписать любое количество товара, даже если его нет на складе:

r_623 Рис.2

Недостающий товар автоматически попадает в "Ведомость дефицита".

Созданный счет попадает в список счетов под заказ (Документы / Счета / Заказы / Заказы - диалоговое окно "Счета под заказ"):

r_624 Рис.3

Примечание: Счет, созданный в диалоговом окне "Новый счет на постоянного покупателя" (см. Рисунок 1), также попадает в счета на реализацию (Документы / Счета / Реализации или клавиша F7), где он отмечается значком  .

Окно "Счета под заказ" состоит из колонок:

  • Номер - номер счета;
  • Дата - дата выписки счета;
  • На - на какое число сделан заказ;
  • Поступил - отметка о поступлении товара на склад вашей фирмы;
  • Сумма заказа - сумма, на которую сделан заказ;
  • Сумма отгрузки - сумма, на которую на текущий момент товар отгружен покупателю;
  • Оплачено - выплаченная покупателем на текущий момент сумма за данный заказ;
  • Начислено - сумма предполагаемой предоплаты товара покупателем, которую вы укажете в диалоговом окне "Оплаты по счету" (см. Рисунок 9);
  • Предоплата - процент или сумма (процент - если вы поставите в контекстном меню (см. Рисунок 4) "галочку" в строке Предоплата процентами) предполагаемой предварительной оплаты товара покупателем;
  • Налич. оплаты - сумма к оплате наличными (если в окне "Предоплата счета" (см. Рисунок 10) вы выбрали наличную форму оплаты);
  • Налич. возврат - сумма возврата наличным способом;
  • Банк оплаты - сумма к оплате по безналичному расчету (если в окне "Предоплата счета" (см. Рисунок 10) вы выбрали безналичную форму оплаты); ;
  • Банк возврат - сумма возврата безналичным способом;
  • Заказчик - название покупателя.

Внизу окна имеются фильтры для вывода на экран только определенных документов:

Просмотр:

  • Последние - те счета, которые соответствуют условиям, заданным в диалоговом окне "Объем просмотра" (Просмотр / Документы / Объем просмотра);
  • Просроченные - все счета с просроченной датой поставки заказа;
  • Частично отгруженные - счета с ненулевой суммой отгрузки за интервал, установленный в диалоговом окне "Объем просмотра" (Просмотр / Документы / Объем просмотра);
  • Частично оплаченные - счета с ненулевой суммой оплаты за интервал, установленный в диалоговом окне "Объем просмотра" (Просмотр / Документы / Объем просмотра);
  • Заказы в пути - счета, а также все созданные по ним частичные накладные, на которых нет метки о поступлении товара по данному заказу на склад вашего предприятия;
  • Наличию товара - не отгруженные счета, для которых на текущий момент возможен отпуск товара со складов вашего предприятия, т.е. вошедший в данные счета товар присутствует на складах;
  • По номеру - счет с нужным вам номером. При выборе данного режима просмотра вам необходимо указать номер искомого счета в открывающемся диалоговом окне "Поиск счета";
  • Валюта - документы с определенной валютой;
  • Состояние: Активные (оплаченные счета, товар по которым не был выдан покупателю); Закрытые (оплаченные счета, товар по которым был выдани покупателю) или Все.

При помощи контекстного меню в данном окне можно просмотреть счет, накладную, оплату счета (если она была создана), наличие товара на складе (по данному счету), перейти в ведомость дефицита, а также при наличии требуемого (согласно счету) количества товара на складе создать поступление счета или отменить поступление.

Под поступлением счета подразумевается, что он станет виден в списке накладных на реализацию и по нему можно будет выдать товар со склада.

Контекстное меню вызывается правой кнопкой мыши:

r_626Рис.4

Вы можете сделать следующее:

  • Просмотреть содержимое выбранного счета-заказа - команда Показать счет (то же самое окно "Счет" откроется, если в окне "Счета под заказ" (см. Рисунок 3) кликнуть на строчке со счетом два раза левой кнопкой мыши);
  • Просмотреть и поработать со счетом покупателю, на основании которого сделан заказ - команда Показать накладную. При выборе этой команды откроется диалоговое окно "Накладная":

r_627Рис.5

В этом окне вы можете просмотреть все данные по накладной. Если вы нажмете на кнопку Создать внизу окна - вы попадете в окно "Выдача товара по частям":

r_628 Рис.6

  • Уточнить информацию об обеспеченности заказа товаром - команда Наличие товара на складе. При выборе этой команды вы попадаете в диалоговое окно "Информация по кол-ву товара на складе для заказа":

r_629Рис.7

В этом окне можно просмотреть, какие товары из счета есть на складе, а каких не хватает. Если товар присутствует на складе, с которого он был выписан, в необходимом количестве, то такая позиция помечается галочкой, остальные позиции попадают в ведомость дефицита.

  • Установить факт возврата денег - команда Вернуть деньги: Через кассу или Через банк. В случае если вы выберите эту функцию, когда оплата счета еще не произведена, программа выдаст предупреждение:

r_630Рис.8

  • Внести информацию о предполагаемой оплате покупателем счета-заказа - команда Оплаты. При выборе этой команды открывается диалоговое окно "Оплаты по счету":

r_631Рис.9

Для того чтобы внести информацию по предполагаемой оплате, щелкните правой клавишей мыши в любом месте окна и в появившемся контекстно меню выберите команду Создать, - откроется диалоговое окно "Предоплата счета":

r_632 Рис.10

В этом окне в поле Процент укажите процент оплаты и в поле Форма оплаты выберите: через кассовый аппарат ("Операционная касса"), безналичным способом ("Безналичный платеж") или по приходному кассовому ордеру ("Главная касса"). Нажмите на Ввод.

  • Устанавить факт взаимного зачета задолженностей вашего предприятия и покупателя - команда Произвести взаиморасчет. При выборе этой команды открывается диалоговое окно "Взаиморасчет по заказу":

r_633Рис.11

  • Изменить дату заказа товара - команда Изменить дату заказа. При выборе этой команды открывается диалоговое окно "Дата заказа":

r_634Рис.12

В этом окне вы можете изменить дату заказа, т.е. дату предполагаемой отгрузки товара покупателю. Для этого измените дату в поле Заказ на. В поле Дата по умолчанию стоит текущая дата, которую в случае необходимости тоже можно изменить.

  • Просмотреть информацию об обеспеченности всех неотгруженных заказов товаром с возможностью формирования приходной накладной с необходимым количеством товара - команда Ведомость дефицита. При выборе этой команды открывается диалоговое окно "Ведомость дефицита" (см. Рисунок 13);
  • Поставить отметку о поступлении товара, вошедшего в счет, на склад вашего предприятия - команда Поступил (это возможно только если на складе есть необходимое количество товара);
  • Снять метку о поступлении товара - команда Отмена. Снятие метки переводит товар данного счета/частичной накладной из состояния неполученного в состояние товара, выписанного под заказ;
  • Установить единицы измерения ожидаемой предоплаты товара - команда Предоплата процентами. Если вы ставите здесь "галочку", то в диалоговом окне "Счета под заказ" (см. Рисунок 3) в колонке Предоплата будет указан процент ожидающейся предоплаты (при отсутствии "галочки" - в этой колонке будет указана сумма);
  • Вывести на экран только те документы, которые создавали вы - команда Показать собственные.

2. Установление поставщика и закупочной цены товара в ведомости дефицита

В окне "Счета под заказ" щелкните правой кнопкой мыши на выбранном счете и вызовите контекстное меню (см. Рисунок 4). В данном меню выберите команду Ведомость дефицита, - откроется диалоговое окно "Ведомость дефицита" (также в это окно можно попасть через главное меню (Документы / Счета / Ведомость дефицита):

r_635 Рис.13

В этом окне содержится информация о товарах, заказанных покупателями и пока отсутствующих на складе. Из ведомости дефицита можно создавать заказы поставщикам или поступления товара от поставщика по тем товарам, которые в ней находятся.

Окно состоит из колонок:

  • Внутр. код - код, под которым товар зарегистрирован на вашем предприятии;
  • Урожай - год урожая (для алкогольной продукции, вин);
  • Наименование товара - название товара;
  • Счет - номер счета;
  • Дата - дата поступления товара на склад вашего предприятия;
  • Кол-во - общее количество товара, поступившего на склад вашего предприятия;
  • Зак. цена - цена закупки товара;
  • Зак. сумма - данные о денежных суммах, затраченных на приобретение товара;
  • Прд. цена - цена реализации товара;
  • Торг Наценка - данные о наценке при реализации товара;Страна - название страны-производителя;
  • ГТД - номер грузовой таможенной декларации на товар;
  • Поставщик - предприятие-поставщик товара.
  • Внизу окна имеются фильтры для вывода на экран только определенных документов:

Учитывать:

  • Заказы - в этом случае из списка будут исключены позиции, по которым уже сформированы заказы постащику;
  • Поступления - этом случае из списка будут исключены позиции, по которым уже сформированы приходы от поставщика;
  • Поступления + Заказы - в этом случае из списка будут исключены те позиции, по которым уже сформированы заказы постащику и приходы от поставщика;

Валюта:

  • руб. - национальная валюта: отображение только тех товарных позиций, счета под заказ на которые выставлены в национальной валюте;
  • USD - основная валюта: отображение только тех товарных позиций, счета под заказ на которые выставлены в основной валюте;
  • USD -> руб. - отображение и "рублевых", и "долларовых" позиций с условием, что цены в национальной валюте будут пересчитаны в основную по курсу, указанному в счете под заказ;
  • руб. -> USD - отображение и "рублевых", и "долларовых" позиций с условием, что цены в основной валюте будут пересчитаны в национальную по курсу, указанному в счете под заказ.

Кликнув правой кнопкой мыши на нужной товарной позиции, вы вызовете контекстное меню:

r_636Рис.14

В данном контекстном меню вам необходимо выбрать команду Установить, т.е. установить предполагаемую закупочную цену и поставщика данного товара. При выборе этой команды откроется диалоговое окно "Ввод закупочной цены":

r_637 Рис.15

Примечание: Это же окно откроется, если вы кликните мышкой на квадратике в колонке Внутр. код в окне "Ведомость дефицита" (см. Рисунок 13).

В окне "Вид закупочной цены" вам необходимо выбрать поставщика (кнопка  в поле Поставщик), установить закупочную цену (поле Закупочная цена), а также уточнить страну-производителя, проставить номер ГТД, выставить процент наценки и вид оплаты. Сделав это, нажмите клавишу Ввод.

После этого можно создать заказ. Для этого выберите из контекстного меню (см. Рисунок 14) команду Создать заказ, - при выборе этой команды автоматически создается заказ на поставщика, указанного по данной позиции товара. Предварительно выделите группу товаров, включаемую в заказ (при помощи клавиш Shift или Ctrl). Заказ будет сформирован, работу с ним Вы сможете продолжить в диалоговом окне "Заказы поставщикам" (Документы / Поставщики / Заказы или сочетание клавиш Shift-F10);

Другие функции контекстного меню (см. Рисунок 14):

  • Создать поступление - при выборе этой команды автоматически создается документ на поступление товара. Для работы с таким документом необходимо войти в окно "Поступления от поставщика" (Документы / Поставщики / Поступления), отредактировать документ на поступление, созданный автоматически, проверить ставки налогов на товары, установить ГТД (при необходимости), создать накладную и оприходовать товар на склад;
  • Показать документ - просмотр счета покупателю под заказ, в котором содержится данная товарная позиция;
  • Поступление - просмотр списка приходных документов, по которым поступал данный товар. При выборе этой команды открывается окно "Поступление товара":

r_639Рис.16

  • Заказы - просмотр списка cделанных поставщику заказов, в которых присутствует указанный товар. При выборе этой команды открывается диалоговое окно "Заказы поставщику":

r_640Рис.17

  • Информация по товару - отображение информации о наличии товара на складах. При выборе этой команды открывается диалоговое окно "Информация по товару":

r_641Рис.18

  • Кодировка - добавить информацию о свободных кодах. При выборе этой команды открывается диалоговое окно "Свободные коды":

r_642Рис.19

Чтобы добавить код, кликните два раза мышкой на квадратике в колонке № (там появится "галочка") и нажмите Ввод.

3. Заказ поставщику

Заказ, созданный при работе с ведомостью дефицита, теперь появился у вас в диалоговом окне "Заказы поставщикам" (Документы / Поставщики / Заказы или комбинация клавиш Shift-F10):

r_643Рис.20

После создания заказа менеджер должен отправить его поставщику по факсу или е-мэйлу, в программе же нужно отметить, что заказ отправлен. Кликнув правой клавишей мыши на заказе, вызовите контекстное меню и выберите в нем команду Статус заказа Отправить заказ. Изменение статуса позволяет следить за выполнением заказа. Только после отправки поставщику вы можете на основании заказа оформить приход товара, - в этом случае у заказа появися статус "Полностью выполнен".

В окне "Заказы поставщикам" вы можете создать новый заказ, не указывая заранее поставщика. Вызвав контекстное меню, выберите команду Создать и в открывшемся диалоговом окне "Заказ товара поставщику" нажмите на кнопку Счета в нижней части окна:

r_644 Рис.21

После нажатия на эту кнопку откроется диалоговое окно "Не заказанные счета":

r_645 Рис.22

В данном окне представлены товарные позиции, когда-либо входившие в счета под заказ. Вы можете с помощью мыши выбрать нужные позиции (если в один счет входит несколько позиций, то они отмечаются "галочками" сразу все) - они появятся у вас в диалоговом окне "Заказ товара поставщику" (см. Рисунок 21).

Диалоговое окно "Не заказанные счета" вы также можете вызвать из окна "Заказ товара поставщику" (см. Рисунок 21) при помощи контекстного меню (Добавить товар По счетам-заказам):

r_646 Рис.23

Другие функции данного контекстного меню:

  • Изменить цену - откорректировать цену, которая будет указана в заказе поставщику. При выборе этой команды откроется диалоговое окно "Корректируем цену", в которое вы можете внести новые данные о цене и нажать на Ввод;
  • Оборот - просмотреть данные о приходе и расходе товара за определенный срок. При выборе этой команды откроется диалоговое окно "Приход/ Расход товара":

r_647Рис.24

Примечание: Данное окно совпадает с тем, которое вызывается при помощи выбора из контекстного меню в диалоговом окне "Текущее состояние склада" (Операции / Склад / Текущее состояние склада или клавиша F5) команды Оборот.

  • История движения - просмотреть данные по истории движения товара. При выборе этой команды откроется диалоговое окно "История движения товара":

r_649Рис.25

  • Поступления товара - просмотреть отчеты о поступлении товара за какой-либо интервал времени. При выборе этой команды откроется диалоговое окно "Поступление товара" (см. Рисунок 16);
  • Кодировка - добавить колонку свободных кодов. При выборе этой команды откроется диалоговое окно "Свободные коды" (см. Рисунок 19). Чтобы добавить код, кликните два раза мышкой на квадратике в колонке № (там появится "галочка") и нажмите Ввод;
  • Показывать код поставщика - если вы поставите здесь "галочку", то в окне "Заказ товара поставщику" (см. Рисунок 21) появится колонка Код поставщика, где будет отображаться код, введенный вами в диалоговом окне "Перекодировка товаров поставщика" (Операции / Кодировка товара / Кодировка поставщика).

После того как вы выбрали необходимые товарные позиции в диалоговом окне "Не заказанные счета" (см. Рисунок 22), выберите в диалоговом окне "Заказ товара поставщику" (см. Рисунок 21) поставщика, которому будете делать заказ по этим товарным позициям (при помощи кнопки  в поле Поставщик в верхней части окна) и нажмите на Ввод.

4. Создание счета от поставщика

Когда товар по заказу получен, нужно создать счет от поставщика. Для этого необходимо войти в окно "Поступления от поставщика" (Документы / Поставщики / Поступления), вызвать правой клавишей мыши контекстное меню, выбрать в нем команду Создать новый документ Товарный и на вкладке 1. Атрибуты нажать кнопку Заказ. Откроется диалоговое окно "Заказы":

r_648 Рис.26

Из списка заказов данного поставщика выбрать нужный, при этом состав заказа будет перенесен в сам документ на поступление. Дальнейшая работа с документом на поступление совершается как обычно.

5. Поступление товара

Теперь нужно отметить в заказе, что товар поступил, после чего возможна отгрузка товара покупателю. Для этого необходимо в окне "Счета под заказ" (Документы / Счета / Заказы / Заказы - см. Рисунок 3) найти нужный счет покупателя и щелкнув на нем правой кнопкой мыши, выбрать из контекстного меню команду Поступил:

r_650Рис.27

Далее с этим счетом можно работать как обычно.